Baixa participació en les teves avaluacions? Aquestes són les claus per augmentar-la.

• Avaluació | 
• Clima laboral | 
• Motivació

1. Comunica amb claredat i propòsit el "per a què" de l'avaluació

• El propòsit real: Perquè els teus empleats s'involucrin, han d'entendre el "per a què" de l'avaluació. No n'hi ha prou amb dir, per exemple, "és l'avaluació anual de l'acompliment". Explica amb claredat què es vol aconseguir. Volem millorar el lideratge dins de l'empresa? Necessitem identificar necessitats de formació per potenciar les seves carreres? Busquem millorar el benestar general a l'oficina o reconèixer el talent que tenim? Quan l'objectiu és transparent i rellevant, les persones veuen el valor de la seva participació.
• Els beneficis directes (per a ells): Aquesta és la clau per motivar. Els teus empleats es preguntaran: "¿Què hi guanyo jo amb això?". Destaca els beneficis directes que obtindran en invertir el seu temps. Potser és l'oportunitat d'expressar la seva opinió de forma segura i anònima sobre temes importants. Podrien contribuir a crear un millor ambient de treball o a que s'implementin canvis que els beneficiïn. Potser l'avaluació els donarà feedback valuós per al seu propi desenvolupament professional, o els permetrà influir en decisions que afecten directament el seu dia a dia. Fes que vegin que la seva veu no només importa, sinó que pot generar un impacte tangible en la seva experiència laboral.
• Confidencialitat i anonimat: La confiança és fonamental, especialment en avaluacions sensibles. Has de ser absolutament transparent sobre com es tractaran les dades. Si l'enquesta és anònima, garanteix que així serà i explica les mesures tècniques o processals per assegurar aquest anonimat (per exemple, que els resultats es mostraran només  per departaments o llocs i que no es podran identificar respostes individuals). Si és confidencial (com una avaluació de l'acompliment individual), detalla qui tindrà accés a la informació (líder, RRHH, etc.) i amb quines finalitats específiques s'utilitzarà. Dissipar qualsevol dubte sobre la privadesa fomentarà respostes honestes i una major participació.
• El procés i els temps: Facilita la participació oferint tota la informació pràctica per endavant. Indica clarament quant de temps aproximat trigarà a completar l'avaluació, per ajudar els empleats a planificar-se. Estableix una data límit clara per a la seva finalització. A més, informa si hi haurà recordatoris i amb quina freqüència s'enviaran. Un procés ben comunicat, amb expectatives clares sobre els temps i recordatoris estratègics, redueix la fricció i augmenta significativament les probabilitats que l'avaluació es completi.

La nostra estratègia: A més de preparar un pla de comunicació multicanal (email, intranet, reunions d'equip), demana als líders i managers que reforcin el missatge i facilita manuals. A Hrider, tant managers com empleats i administradors disposen de manuals per entendre cada pas del procés.

2. Dissenya avaluacions intel·ligents i amigables

Ningú vol enfrontar-se a un qüestionari interminable, confús o irrellevant, oi?

• Menys és més: Quan es tracta d'enquestes, la brevetat és la teva millor aliada. Prioritza la qualitat sobre la quantitat. Fes preguntes que siguin clares, directes i, sobretot, rellevants per als objectius que vas comunicar. Evita la redundància i les preguntes que aportin poc valor. Recorda, cada pregunta extra disminueix la probabilitat que l'avaluació es completi i que les respostes siguin reflexives. Un qüestionari concís i al gra demostra respecte pel temps dels teus empleats.
• Temps estimat realista: Sigues transparent sobre la durada. Indica quant de temps aproximat trigarà a completar l'avaluació. Si el teu qüestionari és extens, sigues conscient d'això i considera estratègies per mitigar l'impacte. Pots dividir-lo en seccions o fases que es completin en diferents moments, o fins i tot permetre que els participants guardin el seu progrés i continuïn més tard. Gestionar les expectatives sobre el temps necessari és crucial per evitar la frustració i l'abandonament.
• Interfície intuitiva: Una experiència d'usuari fluida és fonamental per a una alta participació. Assegura't de que la plataforma o eina que utilitzis tingui una interfície neta, fàcil de navegar i visualment atractiva. Plataformes com Hrider, amb el seu disseny intuïtiu, eliminen barreres tècniques i fan que el procés sigui senzill. A més, és vital que l'avaluació sigui accessible des de diferents dispositius, incloent telèfons mòbils, per a que els empleats puguin respondre-la en el moment i lloc que els resulti més còmode.
• Preguntes clares i comprensibles: La redacció de les preguntes és fonamental. Evita la jerga, els tecnicismes o les preguntes ambigües que puguin portar a confusió o a interpretacions errònies. Utilitza un llenguatge senzill i directe que tots els empleats puguin entendre fàcilment, independentment del seu rol o nivell en l'organització. Una pregunta ben formulada assegura que la resposta sigui precisa i útil, el que a la seva vegada valida el temps invertit pel participant.

3. Crea un entorn de confiança

• Focus en el desenvolupament: És crucial que el missatge principal sobre l'avaluació sigui clar, es tracta d'una eina per al creixement i la millora, no un mecanisme de crítica o càstig. Des de la comunicació inicial, enfoca't en com els resultats ajudaran els individus i l'equip a desenvolupar-se, a identificar fortaleses i àrees d'oportunitat. Quan els empleats perceben que l'objectiu és la seva evolució i no una mero tràmit o una trampa, se senten més segurs i disposats a participar de forma honesta i constructiva.
• Formació (si és necessari): Especialment en el cas de les avaluacions on es requereix donar i rebre feedback entre parells o cap a supervisors, és molt beneficiós oferir una breu capacitació. Aquesta formació ha de centrar-se en com proporcionar feedback de manera constructiva, específica i orientada al desenvolupament. També és important ensenyar els participants com rebre aquest feedback de forma oberta i profitosa. Invertir en aquesta formació no només millora la qualitat de les respostes, sinó que també fomenta una cultura de comunicació més madura i efectiva dins de l'organització.
• Garantiu el seguiment (veure punt 4): De res serveix demanar feedback si no es farà res amb ell. La confiança es construeix quan els empleats veuen que les seves opinions i el temps invertit es prenen seriosament. Això significa que hi ha d'haver un seguiment clar i visible dels resultats de l'avaluació. Demostrar que s'estan implementant accions basades en el feedback recopilat no només valida la participació passada, sinó que també incentiva la participació futura. Aquest punt està intrínsecament lligat a l'estratègia de "Demostra que la seva veu importa" (punt 4), ja que sense aquesta demostració tangible d'impacte, la confiança s'erosiona ràpidament.

La nostra estratègia: A més dels nostres posts amb consells per donar i rebre feedback, a Hrider pots sol·licitar formacions personalitzades sobre feedback per als teus managers i empleats.

4. Demostra que la seva veu importa: el seguiment és clau

• Comunica resultats: Una vegada que l'avaluació ha conclòs i has analitzat les dades, és crucial compartir els resultats amb els participants. Aquesta transparència és un pilar fonamental per construir confiança. Segons el tipus d'avaluació, pots presentar resultats individuals (si és una avaluació del rendiment o potencial) o presenta les dades de forma anònima i agregada, és a dir, mostrant tendències generals i no respostes individuals. En veure els resultats, els empleats entenen que la seva participació ha estat valuosa i que la seva veu ha contribuït a un panorama general, el que reforça el seu compromís per a futures enquestes.
• Defineix plans d'acció: Els resultats per si sols no canvien res; són el punt de partida per a l'acció. Basant-te en el feedback recopilat, és fonamental establir plans d'acció concrets i ben definits. Respon a la pregunta clau: "Què es farà amb la informació recopilada?". Identifica les àrees prioritàries que necessiten atenció i dissenya passos específics, mesurables, assolibles, rellevants i amb terminis definits (SMART). Aquests plans demostren que l'empresa no només escolta, sinó que també actua en conseqüència, transformant el feedback en millores tangibles.
• Involucra els empleats: Per maximitzar l'impacte i l'apropiació dels canvis, considera fer partícips els empleats en la definició d'algunes d'aquestes accions o solucions. Pots fer-los partícips en el seu pla d'acció. També pots organitzar sessions d'ideació, grups de treball o taules rodones on els mateixos col·laboradors proposin idees i estratègies per abordar els desafiaments identificats en l'avaluació. Aquest involucrament no només genera solucions més rellevants i pràctiques, sinó que també apodera els equips, fent-los sentir veritables amos dels canvis i augmentant el seu compromís amb els resultats.
• Comunica els avenços: Aquest és potser el pas més poderós per mantenir la motivació a llarg termini. Una vegada que s'han implementat els plans d'acció, és vital informar periòdicament sobre el progrés i els èxits. Envia comunicacions regulars –ja sigui a través de la intranet, reunions d'equip o correus electrònics– destacant els canvis que s'han produït gràcies al seu feedback. Frases com "Gràcies al vostre feedback en l'enquesta de clima, hem implementat la iniciativa X, resultant en una millora Y" tanquen el cicle i demostren de manera irrefutable que les seves opinions no cauen en sac foradat. Aquesta visibilitat de l'impacte tangible és el que generarà una cultura de feedback continu i una participació entusiasta en futures avaluacions.

Augmentar la participació en les avaluacions no és fruit de la casualitat, sinó el resultat d'una estratègia ben pensada i executada amb consistència. Si encara utilitzes Excel o eines no especialitzades, serà molt fàcil que els empleats no se sentin motivats. No obstant això, en comunicar amb transparència, dissenyar amb intel·ligència, generar confiança, demostrar impacte i facilitar el procés, no només veuràs un augment en les teves taxes de resposta, sinó que també estaràs fomentant una cultura de feedback i millora contínua molt més sòlida.

Vull provar la Demo!