¿Baja participación en tus evaluaciones? Estos son las claves para aumentarla

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1. Comunica con claridad y propósito el "para qué" de la evaluación

• El propósito real: Para que tus empleados se involucren, necesitan entender el "para qué" de la evaluación. No basta con decir, por ejemplo, "es la evaluación anual de desempeño". Explica con claridad qué se busca conseguir. ¿Queremos mejorar el liderazgo dentro de la empresa? ¿Necesitamos identificar necesidades de formación para potenciar sus carreras? ¿Buscamos mejorar el bienestar general en la oficina o reconocer el talento que tenemos? Cuando el objetivo es transparente y relevante, las personas ven el valor de su participación.
• Los beneficios directos (para ellos): Esta es la clave para motivar. Tus empleados se preguntarán: "¿Qué gano yo con esto?". Destaca los beneficios directos que obtendrán al invertir su tiempo. Quizás sea la oportunidad de expresar su opinión de forma segura y anónima sobre temas importantes. Podrían contribuir a crear un mejor ambiente de trabajo o a que se implementen cambios que los beneficien. Quizás la evaluación les brinde feedback valioso para su propio desarrollo profesional, o les permita influir en decisiones que afectan directamente su día a día. Haz que vean que su voz no solo importa, sino que puede generar un impacto tangible en su experiencia laboral.
• Confidencialidad y anonimato: La confianza es fundamental, especialmente en evaluaciones sensibles. Debes ser absolutamente transparente sobre cómo se tratarán los datos. Si la encuesta es anónima, garantiza que así será y explica las medidas técnicas o procesales para asegurar ese anonimato (por ejemplo, que los resultados se mostrarán solo  por departamentos o puestos y que no se podrán identificar respuestas individuales). Si es confidencial (como una evaluación de desempeño individual), detalla quién tendrá acceso a la información (líder, RRHH, etc.) y con qué fines específicos se utilizará. Disipar cualquier duda sobre la privacidad fomentará respuestas honestas y una mayor participación.
• El proceso y los tiempos: Facilita la participación ofreciendo toda la información práctica de antemano. Indica claramente cuánto tiempo aproximado tomará completar la evaluación, para ayudar a los empleados a planificarse. Establece una fecha límite clara para su finalización. Además, informa si habrá recordatorios y con qué frecuencia se enviarán. Un proceso bien comunicado, con expectativas claras sobre los tiempos y recordatorios estratégicos, reduce la fricción y aumenta significativamente las probabilidades de que la evaluación se complete.

Nuestra estrategia: Además de preparar un plan de comunicación multicanal (email, intranet, reuniones de equipo), pide a los líderes y managers que refuercen el mensaje y facilita manuales. En Hrider, tanto managers como empleados y administradores disponen de manuales para entender cada paso del proceso.

2. Diseña evaluaciones inteligentes y amigables

Nadie quiere enfrentarse a un cuestionario interminable, confuso o irrelevante, ¿verdad?

• Menos es más: Cuando se trata de encuestas, la brevedad es tu mejor aliada. Prioriza la calidad sobre la cantidad. Haz preguntas que sean claras, directas y, sobre todo, relevantes para los objetivos que comunicaste. Evita la redundancia y las preguntas que aporten poco valor. Recuerda, cada pregunta extra disminuye la probabilidad de que la evaluación se complete y de que las respuestas sean reflexivas. Un cuestionario conciso y al grano demuestra respeto por el tiempo de tus empleados.
• Tiempo estimado realista: Sé transparente sobre la duración. Indica cuánto tiempo aproximado llevará completar la evaluación. Si tu cuestionario es extenso, sé consciente de ello y considera estrategias para mitigar el impacto. Puedes dividirlo en secciones o fases que se completen en diferentes momentos, o incluso permitir que los participantes guarden su progreso y continúen más tarde. Gestionar las expectativas sobre el tiempo necesario es crucial para evitar la frustración y el abandono.
• Interfaz intuitiva: Una experiencia de usuario fluida es fundamental para una alta participación. Asegúrate de que la plataforma o herramienta que utilices tenga una interfaz limpia, fácil de navegar y visualmente atractiva. Plataformas como Hrider, con su diseño intuitivo, eliminan barreras técnicas y hacen que el proceso sea sencillo. Además, es vital que la evaluación sea accesible desde diferentes dispositivos, incluyendo teléfonos móviles, para que los empleados puedan responderla en el momento y lugar que les resulte más cómodo.
• Preguntas claras y comprensibles: La redacción de las preguntas es fundamental. Evita la jerga, los tecnicismos o las preguntas ambiguas que puedan llevar a confusión o a interpretaciones erróneas. Utiliza un lenguaje sencillo y directo que todos los empleados puedan entender fácilmente, independientemente de su rol o nivel en la organización. Una pregunta bien formulada asegura que la respuesta sea precisa y útil, lo que a su vez valida el tiempo invertido por el participante.

3. Crea un entorno de confianza

• Foco en el desarrollo: Es crucial que el mensaje principal sobre la evaluación sea claro, se trata de una herramienta para el crecimiento y la mejora, no un mecanismo de crítica o castigo. Desde la comunicación inicial, enfócate en cómo los resultados ayudarán a los individuos y al equipo a desarrollarse, a identificar fortalezas y áreas de oportunidad. Cuando los empleados perciben que el objetivo es su evolución y no una mero trámite o una trampa, se sienten más seguros y dispuestos a participar de forma honesta y constructiva.
• Formación (si es necesario): Especialmente en el caso de las evaluaciones donde se requiere dar y recibir feedback entre pares o hacia supervisores, es muy beneficioso ofrecer una breve capacitación. Esta formación debe centrarse en cómo proporcionar feedback de manera constructiva, específica y orientada al desarrollo. También es importante enseñar a los participantes cómo recibir ese feedback de forma abierta y provechosa. Invertir en esta formación no solo mejora la calidad de las respuestas, sino que también fomenta una cultura de comunicación más madura y efectiva dentro de la organización.
• Garantiza el seguimiento (ver punto 4): De nada sirve pedir feedback si no se va a hacer nada con él. La confianza se construye cuando los empleados ven que sus opiniones y el tiempo invertido se toman en serio. Esto significa que debe haber un seguimiento claro y visible de los resultados de la evaluación. Demostrar que se están implementando acciones basadas en el feedback recopilado no solo valida la participación pasada, sino que también incentiva la participación futura. Este punto está intrínsecamente ligado a la estrategia de "Demuestra que su voz importa" (punto 4), ya que sin esa demostración tangible de impacto, la confianza se erosiona rápidamente.

Nuestra estrategia: Además de nuestros posts con tips para dar y recibir feedback, en Hrider puedes solicitar formaciones personalizadas sobre feedback para tus managers y empleados.

4. Demuestra que su voz importa: el seguimiento es clave

• Comunica resultados: Una vez que la evaluación ha concluido y has analizado los datos, es crucial compartir los resultados con los participantes. Esta transparencia es un pilar fundamental para construir confianza. Según el tipo de evaluación, puedes presentar resultados individuales (si es una evaluación del desempeño o potencial) o presenta los datos de forma anónima y agregada, es decir, mostrando tendencias generales y no respuestas individuales. Al ver los resultados, los empleados entienden que su participación ha sido valiosa y que su voz ha contribuido a un panorama general, lo que refuerza su compromiso para futuras encuestas.
• Define planes de acción: Los resultados por sí solos no cambian nada; son el punto de partida para la acción. Basándote en el feedback recopilado, es fundamental establecer planes de acción concretos y bien definidos. Responde a la pregunta clave: "¿Qué se va a hacer con la información recopilada?". Identifica las áreas prioritarias que necesitan atención y diseña pasos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos (SMART). Estos planes demuestran que la empresa no solo escucha, sino que también actúa en consecuencia, transformando el feedback en mejoras tangibles.
• Involucra a los empleados: Para maximizar el impacto y la apropiación de los cambios, considera hacer partícipes a los empleados en la definición de algunas de esas acciones o soluciones. Puedes hacerlos partícipes en su plan de acción. También puedes organizar sesiones de ideación, grupos de trabajo o mesas redondas donde los mismos colaboradores propongan ideas y estrategias para abordar los desafíos identificados en la evaluación. Este involucramiento no solo genera soluciones más relevantes y prácticas, sino que también empodera a los equipos, haciéndolos sentir verdaderos dueños de los cambios y aumentando su compromiso con los resultados.
• Comunica los avances: Este es quizás el paso más poderoso para mantener la motivación a largo plazo. Una vez que se han implementado los planes de acción, es vital informar periódicamente sobre el progreso y los logros. Envía comunicaciones regulares –ya sea a través de la intranet, reuniones de equipo o correos electrónicos– destacando los cambios que se han producido gracias a su feedback. Frases como "Gracias a vuestro feedback en la encuesta de clima, hemos implementado la iniciativa X, resultando en una mejora Y" cierran el ciclo y demuestran de manera irrefutable que sus opiniones no caen en saco roto. Esta visibilidad del impacto tangible es lo que generará una cultura de feedback continuo y una participación entusiasta en futuras evaluaciones.

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