Les avaluacions de l'acompliment són molt importants en l'àmbit laboral. Aquests processos són una eina valuosa per a la gestió de recursos humans, ja que ajuden a millorar el rendiment individual i contribueixen a l'èxit general de l'organització. No obstant això, és essencial que el procés d'avaluació sigui just, transparent i basat en criteris objectius per a ser efectiu.
T'expliquem pas a pas com fer una avaluació de l'acompliment laboral des d'un punt de vista àgil i modern, sense perdre de vista els fonaments teòrics.
Índex de continguts
1. Què és l'avaluació de l'acompliment laboral?
L'avaluació de l'acompliment és un procés sistemàtic i periòdic que mesura com cada treballador exerceix les seves competències professionals, aconsegueix les seves metes o com està d’alineat amb els valors corporatius o les funcions pròpies del càrrec que ocupa.
És un procés clau per a les empreses de qualsevol grandària o sector d'activitat. Totes les empreses en el món depenen del seu equip humà, per la qual cosa és fonamental alinear el desenvolupament individual de cada empleat amb els objectius de desenvolupament de l'organització. Per a aconseguir-ho, els departaments de Recursos Humans recorren a l'avaluació de l'acompliment perquè els permet implementar processos de millora contínua i comptar amb dades per a la presa de decisions estratègiques.
Un procés eficaç d'avaluació de l'acompliment permet una gestió del talent adequada i té un impacte molt significatiu en la cultura de l'organització, la satisfacció i motivació dels col·laboradors i els nivells de productivitat general.
2. Beneficis de l'avaluació de l'acompliment
L'avaluació de l'acompliment ajuda en molts factors de l'àmbit laboral, ja que proporciona una sèrie de beneficis tant per als treballadors com per a les organitzacions. Aquí hi ha alguns beneficis clau de l'avaluació de l'acompliment:
· Feedback constructiu: brinda als treballadors retroalimentació sobre el seu rendiment laboral, destacant fortaleses i àrees de millora. Aquesta retroalimentació constructiva els permet comprendre millor les seves contribucions i com poden desenvolupar-se professionalment.
· Desenvolupament professional: En identificar àrees de millora, els treballadors poden rebre capacitació i desenvolupament específics per a enfortir les seves habilitats i competències. Això contribueix al creixement professional i a l'avanç en les seves carreres.
· Motivació i reconeixement: aquest procés de feedback també es pot utilitzar com una eina de reconeixement. Reconèixer i recompensar els punts forts ajuda a motivar als treballadors, fomentant un ambient de treball positiu i augmentant la moral.
· Establir objectius específics, clars i mesurables: Aquests processos generalment inclou la definició d'objectius i expectatives clares per als treballadors. Això ajuda a alinear les metes individuals amb els objectius organitzacionals, millorant l'eficiència i la productivitat.
· Presa de decisions en Recursos Humans: Les avaluacions de l'acompliment són útils per a la presa de decisions relacionades amb la gestió de recursos humans, com a promocions, transferències o ajustos salarials. Proporcionen dades objectives per a ajudar a prendre aquestes decisions.
· Identificació de necessitats de formació: En avaluar l'acompliment, les organitzacions poden identificar les necessitats de formació a nivell individual i col·lectiu. Això facilita la planificació de programes de capacitació específics per a millorar les habilitats i coneixements de l'equip.
· Comunicació efectiva: fomenta la comunicació oberta i honesta entre treballadors i supervisors. Aquestes converses regulars poden enfortir les relacions laborals, millorar la comprensió mútua i resoldre possibles problemes abans que es tornin més seriosos.
· Alineació amb objectius globals: En avaluar l'acompliment, les organitzacions poden garantir que els esforços individuals estiguin alineats amb els objectius i valors organitzacionals, contribuint així a l'èxit general de l'empresa.
3. Passos per a realitzar una avaluació de l'acompliment
La realització d'una avaluació de l'acompliment implica diversos passos per a garantir un procés efectiu i just. Aquí hi ha una guia general que pots seguir:
3.1 Pas 1: Triar els indicadors a avaluar
El primer pas és decidir quines competències, tasques, coneixements o objectius volem avaluar per a cada lloc de treball. Recopilarem aquests indicadors de cada Perfil professional, incloent-hi descripcions, els possibles graus de compliment, juntament amb les seves puntuacions associades, i definirem la puntuació mínima requerida per al lloc de treball. Si ho desitgem, també podrem ponderar la importància dels indicadors a avaluar perquè sigui tingut en compte en el càlcul del resultat.
Una vegada hem decidit els indicadors per a cada perfil professional necessitem crear els models d'enquesta per a avaluar als empleats que ocupin cada lloc:
Llavors hem dissenyar un sistema d'avaluació de l'acompliment que permeti obtenir una visió el més àmplia possible. Vegem quins tipus d'indicadors podriem valorar per a aconseguir aquest objectiu:
-
Hard Skills & Soft Skills
Les Hard Skills són aquelles habilitats o coneixements tècnics necessaris per a realitzar una o diverses tasques determinades. Normalment es desenvolupen mitjançant la formació acadèmica i l'experiència professional. Per exemple, conèixer un llenguatge de programació o manejar una certa maquinària industrial.
D'altra banda les Soft Skills són competències que recullen hàbits, comportaments i maneres de treballar i relacionar-nos amb el nostre entorn. Algunes d'aquestes competències poden ser el treball en equip o la tolerància a la pressió. En l'entorn digital actual, identificar aquestes competències és clau per a garantir l'èxit i la sostenibilitat de la nostra organització (més detall en el nostre post: Competències soft en la revolució 4.0).
-
Objectius & KPIs
Tots hem somiat amb tenir una llista d'objectius que ens permeti avaluar amb absoluta objectivitat l'acompliment dels nostres col·laboradors sense complicar-nos massa. En alguns casos és relativament senzill; per exemple, el nombre de vendes d'un comercial, o el BAIT per a un financer. No obstant això, la realitat, en nombroses ocasions, és molt més complexa que això. Necessitem que els nostres col·laboradors participin activament en la definició i mesurament del compliment dels objectius, perquè l'avaluació reflecteixi adequadament aquesta realitat en el lloc de treball.
-
Valors Organitzacionals
És important que una organització sigui fidel als seus valors. És per això que la seva presència en les avaluacions d'acompliment reflecteix aquesta voluntat per part de l'organització. Si un col·laborador veu com, per exemple, la integritat apareix en l'avaluació d'acompliment, sabrà que aposteu pel vostre compromís amb aquest valor.
-
Altres
Pot haver-hi altres elements que puguin ser valuosos en un determinat context encara que no estiguin directament relacionats amb el lloc de treball. Per exemple, el domini de l'anglès o altres idiomes.
3.2 Pas 2: Triar quina metodologia d'avaluació de l'acompliment utilitzar
El segon pas és decidir per a cada lloc de treball quina metodologia aplicarem: 90, 180, 270 o 360 graus. En el disseny de la teva avaluació pots decidir també la importància (pes %) que vols atribuir a cadascun dels rols que participen.
En funció del tipus d'indicadors que estiguem mesurant podrem determinar quins rols són els més adequats per a mesurar-los.
Per descomptat, podem triar diferents metodologies en funció de cada lloc de treball. Tal vegada és important que coneguem quina és la visió que té un equip sobre el seu Director (270º) i, en canvi, per a un Gestor d'atenció al client el més interessant és comptar amb feedback dels propis clients (avaluació 360º).
D'altra banda, si el que avaluem són KPIs numèrics, no serà necessari comptar amb la tècnica de les perspectives múltiples, perquè si associem l'assoliment a una determinada quantitat de clients reeixit, o al nombre de projectes executats, la resposta és única i no necessita interpretacions subjectives que comparar.
El fonamental és conèixer quin és el nostre objectiu a l'hora de llançar els nostres processos d'avaluació de l'acompliment laboral. No hem de preocupar-nos per la complexitat d'abordar l'un o l'altre model, perquè amb un sistema digitalitzat podem automatitzar aquesta gestió obtenint resultats en temps real i sense necessitat de dedicar temps a tràmits burocràtics.
Modalitat d'avaluació de l'acompliment 90º
En una avaluació de l'acompliment de 90 graus, és el Supervisor el que realitza la valoració de l'empleat.
El que el nostre responsable opina del nostre treball és fonamental per al desenvolupament de les tasques que aquest ens ha encomanat. Ell és l'encarregat d'articular els mecanismes que guiaran el nostre Pla de Carrera professional i, a més, ell és la persona que ens donarà el feedback necessari per a conèixer les nostres fortaleses i febleses.
Modalitat d'avaluació de l'acompliment 180º
En una avaluació de 180 graus, també intervenen els Parells com a avaluadors d'un empleat.
Moltes vegades el nostre Cap ens coneix en funció de com ens comportem amb ell o en funció del resultat final del nostre treball, però en el dia a dia compartim responsabilitats, opinions, informació i maneres de fer les coses amb els nostres col·legues (Avaluació d'experts). Ells, que comparteixen tasques i objectius similars, també poden aportar-nos opinions de gran valor sobre allò que fem molt bé i sobre allò en què hem de posar de la nostra part per a millorar.
Modalitat d'avaluació de l'acompliment 270º
En una avaluació d'acompliment de 270 graus, els Subordinats (persones a càrrec d'un líder d'equip) donen la seva valoració sobre com el seu Supervisor duu a terme la seva activitat.
Donar l'opinió sobre el nostre Cap (Upward review) és una cosa que, de manera informal, fem contínuament i fins i tot, compartim amb nombrosos membres de la nostra organització, no és així? Però si, mitjançant un mecanisme formal oferim una visió constructiva i respectuosa, és una cosa que no sols ajudarà al nostre Supervisor, sinó que també ens pot ajudar a millorar la nostra relació professional. Per descomptat, també podem facilitar que aquest procés sigui anònim, de manera que l'equip pugui expressar la seva valoració de manera còmoda.
Per a l'alta direcció conèixer quina opinió tenen els empleats dels nostres comandaments intermedis ens ajudarà a potenciar aquells estils de lideratge que més èxit tenen i detectar problemes sense que aquests quedin estancats en el nivell de supervisió.
Modalitat d'avaluació de l'acompliment 360º
En una avaluació de l'acompliment professional de metodologia 360 graus busquem una visió integral de tots aquells que interactuen amb un professional: Cap, Col·legues, Subordinats i, a més Clients i/o Proveïdors.
Calcular el grau d'acompliment d'un comportament és més subjectiu que calcular el grau de consecució d'un objectiu de vendes, per exemple, en el qual arribar al nivell requerit ve dictaminat per un número.
Com arribar a una conclusió objectiva quan les variables que mesurem són, en gran part, subjectives?: quantes més mostres subjectives tinguem, més objectiu aconseguirem que sigui el resultat final que obtinguem.
Imagina el poder que pot donar a una organització conèixer què pensen els clients del nostre treball!
El nostre objectiu és treballar cada dia millor per a ells, perquè no donar-los la paraula perquè ens orientin a prendre el camí correcte?
Cal recordar que no sols treballem amb clients externs a la nostra organització, moltes vegades treballem per a altres àrees de l'empresa: ells seran els nostres “clients interns” i també poden valorar com fem les nostres tasques.
Autoavaluació
La visió del propi empleat sobre el seu treball és una cosa que queda en el centre del procés d'avaluació. A més de poder comptar amb una perspectiva 360 graus del que envolta al professional, hem de considerar convidar-li a reflexionar i donar la seva visió. L'autoavaluació és un exercici molt recomanable que aporta grans beneficis al procés. A més, és un dels millors regals que pots oferir a un empleat per al desenvolupament del seu Pla de Carrera.
3.3 Pas 3: Generar les enquestes de l'avaluació de l'acompliment
Una vegada que hem dissenyat l'avaluació, determinarem qui avalua a qui. És un treball molt laboriós tret que comptis amb un sistema que automatitzi la creació de totes les enquestes. Pensa que, per exemple, en una avaluació de 360º, per a cada avaluat es completaran aproximadament 6 o 7 enquestes com a mínim, multiplica això per tots els empleats de la teva empresa!
3.4 Pas 4: Enviar enquestes i realitzar seguiment del procés d'avaluació de l'acompliment
Un dels aspectes més complexos dels processos d'avaluació & feedback és que comporta una gran càrrega de treball burocràtic per a donar-li seguiment i de càlcul per a obtenir informes. Per això, és fonamental comptar amb un sistema àgil que et permeti automatitzar-lo completament i que et faciliti informació en temps real perquè només hagis de dedicar esforços a la presa de decisió després d'analitzar els resultats.
D'aquesta manera, podràs enviar recordatoris als participants sempre que vulguis, permetre que algun participant modifiqui les seves respostes si és necessari i poder conèixer en tot moment l'avanç del procés.
3.5 Pas 5: Analitzar els resultats
I ja arribem a l'últim pas, una vegada les enquestes han estat completades procediríem a la recollida i anàlisi de resultats, tant globals com individuals, que ens brinden l'oportunitat de reunir-nos amb cada avaluat per a donar i rebre feedback amb els resultats sobre la taula. La millor oportunitat de desenvolupament professional per a un empleat és tenir l'oportunitat de rebre feedback constructiu de manera contínua.
4. Consells per a tenir èxit en la teva Avaluació de l'Acompliment
La comunicació és necessària
És crucial comunicar de manera adequada com i per què l'organització realitza aquestes avaluacions. Això té una doble funció: motivar als col·laboradors i fer que se sentin valorats, augmentant així el seu compromís. I a més, evitar por o incertesa per sentir-se jutjats, deixant clar que el vostre objectiu és comprendre les seves necessitats i ajudar-los a créixer amb vosaltres. També és molt important ser clars i precisos a l'hora de definir els indicadors per a evitar malentesos.
Menys és més
És cert que quanta més informació obtinguem, més profitoses seran els nostres informes. Però siguem realistes: un col·laborador no dedicarà la seva atenció a una enquesta (i encara menys si són diverses) amb desenes de preguntes. I això suposaria que els resultats no reflectirien la realitat que pretenem conèixer. El més recomanable és ser selectius i triar quins són els indicadors més importants de cara a l'estratègia de l'organització.
Orientats a l'acció
Hem de ser conseqüents amb les iniciatives estratègiques de l'organització. Imaginem que aconseguim que tots els nostres col·laboradors s'impliquin amb entusiasme en les avaluacions. Si l'organització no aprofita això per a elaborar plans d'acció que atenguin les seves necessitats, els col·laboradors se sentiran defraudats, perquè ho veuran com a temps perdut. I això perjudica severament el Employer Brànding de l'organització, a més de provocar que les pròximes avaluacions no seran preses de debò. En un dels nostres articles aprofundim en com donar resposta als resultats d'una avaluació.
5. Exemple d'avaluació de l'acompliment
Ara toca posar-se a la feina. És cert que és possible realitzar avaluacions només d'objectius o només de competències. No obstant això, pot ser interessant tenir un model mixt, que combini tots aquests indicadors en certa manera, així com una modalitat de feedback 360º, per a donar-nos una major visió.
6. Conclusió
Ja hem revisat tots els passos a seguir i alguns suggeriments per a realitzar una bona avaluació de l'acompliment:
-
Comunicar adequadament el sentit d'aquesta iniciativa.
-
Quin tipus d'indicadors podem definir (Hard/Soft Skills, Objectius/KPIs, Valors Organitzacionals, uns altres com a Idiomes…). Recorda que definir-los de manera clara i precisa, i ponderar els seus respectius pesos sobre la base de la vostra estratègia.
-
Quina modalitat utilitzarem (feedback 360º, 270º, 180º o 90º – amb o sense autoavaluació).
-
Assignar avaluadors, llançar enquestes i analitzar els seus resultats.
-
Elaborar plans d'acció sobre la base d'aquests resultats.
Com hem vist, el procés pot arribar a ser bastant complex tant per la seva configuració com pel volum de dades que genera. És per això que no podem pensar poder realitzar-ho manualment o amb Excel de manera àgil. Hem de comptar amb sistemes especialitzats que puguin automatitzar tot el procés i permetre alhora un alt grau de configuració.
Si vols saber més i conèixer altres aspectes, menys tècnics però igual d'importants, que has de considerar en realitzar una avaluació de l'acompliment et deixem aquesta selecció d'articles: