Després d'anys de fer costat a professionals de recursos humans a planificar i implementar els seus processos d'avaluació de l'acompliment laboral, des d'una perspectiva tant estratègica com operativa, crec que pot resultar d'utilitat que comparteixi la meva experiència.
Des de HRider ens agrada retornar a la comunitat de recursos humans totes les coses bones que rebem treballant amb milers de professionals pel món i actuar com a catalitzadors de bones pràctiques. A més de compartir les nostres idees, aprenem de les diverses maneres de superar reptes.
Partint de la base que sabem què és i per a què serveix un procés d'avaluació de l'acompliment professional, així com els seus beneficis associats, anirem directament al moment en què decidim dur-lo a terme.
Una de les principals inquietuds dels departaments de gestió humana ve en la fase prèvia a implementar un procés d'avaluació de l'acompliment laboral: quin sistema haig d'emprar?
Fins fa uns anys, únicament les grans corporacions amb milers d'empleats podien permetre's invertir en els costosos sistemes d'informació que oferia el mercat del programari empresarial i que, a més, requerien d'una enorme quantitat de temps i recursos addicionals per a instal·lar-ho, implementar-ho i posar-ho en marxa. L'única alternativa possible era ajudar-se de fulls de càlcul com Excel i d'una moral indestructible per a poder treballar durant mesos per a albirar algun resultat.
Gràcies a sistemes en el núvol, de pagament per ús, com HRider, l'accés a un sistema potent i àgil per a la gestió del talent s'ha democratitzat, fent possible que col·lectius de qualsevol grandària i sector puguin competir en igualtat de condicions en un món globalitzat. Ara, qualsevol equip de persones pot comptar amb una solució accessible, potent, moderna i molt molt rendible.
Encara que fa un temps ja vaig parlar de la importància de la Transformació digital per a la competitivitat de les organitzacions, si ens enfoquem de manera concreta en les funcions de Recursos Humans, podríem enumerar sense cap dubte els beneficis d'automatitzar un dels processos més complexos i estratègics per a la gestió de la productivitat i el desenvolupament del talent: l'avaluació de l'acompliment.
Beneficis d'automatitzar l'avaluació de l'acompliment laboral
• Estalvi de temps per al professional de RH
De veritat creus que és normal que un expert en gestió del talent ha de dedicar-se a enviar enquestes, o copiar dades en Excel? El que necessita un professional de Recursos Humans (i l'Organització) és més temps per al que de veritat importa i menys per a tasques burocràtiques que no aporten valor, més satisfacció personal i estalvi de costos per a l'empresa. Una avaluació 360º, en el qual tots els empleats participen, és un problema exponencial: per a 2 empleats necessitem 4 enquestes (2 d'autoavaluació i una per a cada empleat avaluant a l'altre), per a 3 empleats 9, per a 4 empleats 16, ... Així que fer-ho en Excel és pràcticament impossible.
• Estalvi de temps per a l'empleat
L'automatització no solament disminueix dràsticament el temps dels professionals de Recursos Humans, també el de tots i cadascun dels membres de l'equip que han de participar. Obrir, guardar, enviar Excels ja no és d'aquest segle. Ara els empleats saben que hi ha formes més eficients de fer les coses i si vols evitar un motí, afavoreix una participació fàcil per a ells.
• Guanya impacte positiu
Seguint amb l'argument anterior hem de pensar: Quina imatge volem traslladar? La d'una empresa sense recursos quan ja tothom sap que és possible fer-ho millor? No podem pensar en estratègies d’Employer Brànding si no cuidem el nostre Employee Experience.
• Minimitza l'error humà
Càlculs, càlculs i més càlculs. Fer això a mà no sols és una tasca complexa i, com menys, tediosa, si resulta que ens equivoquem en algun petit punt, la nostra credibilitat acabarà danyada i els empleats perdrien la confiança en el procés.
• Comptar amb l'experiència de Professionals
Un secret: quan contractes un programari hi ha molt més darrere. Un grup de professionals experimentats que han vist milers de projectes similars poden donar-te suport a resoldre els teus dubtes i al fet que tot surti perfecte.
• People Analytics
Els números no són la fi en si mateix, sinó que t'ajudaran al fet que les decisions siguin més ràpides, més transparents i per tant, els resultats d'aquestes decisions siguin més efectius.
• Seguiment del procés
Si creus que calcular informes manualment només amb paper o Excel comporta temps, prepara't per a fer seguiment dels avanços del procés! Crec que un Tècnic o un Responsable de RH tenen molt a aportar que confrontar llistes d'enquestes pendents, no el creïs tu també?
• Seguretat i confiança en el procés d'avaluació
Moure fitxers Excel o paper d'un costat a un altre no garanteix que les dades personals siguin tractats amb la protecció necessària. Un programari d'avaluació de l'acompliment vetllarà per la qualitat de la dada i per la integritat d'aquest.
A més, els empleats tindran més confiança en el procés si saben que no hi ha marge d'error en les dades amb els quals es prendran les decisions.
• Reducció de costos
Automatitzar és més econòmic que dedicar hores i hores a elaborar un procés manualment. Especialment en aquells treballs que requereixen capacitat de càlcul o processament de gran quantitat d'informació. O fins i tot en processos senzills però repetitius que no aporten valor i que resten l'oportunitat d'emprar aquest temps a tasques molt més estratègiques.
Una vegada que tenim clar que un programari d'avaluació de l'acompliment pot ajudar-nos ve la següent pregunta:
Què hauria de tenir en compte a l'hora de triar un programari d'avaluació de l'acompliment?
• Cerca un sistema especialitzat en avaluació de l'acompliment
Molts sistemes generalistes van ser dissenyats inicialment per a resoldre altres processos com el de nòmina o selecció pel que quan intenten abordar el repte d'automatitzar un procés tan diferent com l'avaluació de l'acompliment solen ser poc flexibles i sense el nivell de profunditat necessari.
Per exemple: a l'hora de generar automàticament les diferents metodologies d'avaluació (90º, 180º, 270º, 360º o fins i tot, multi-grau) cal tenir en compte les relacions entre avaluats i avaluadors (autoavaluació, supervisors, col·legues, subordinats o clients). O fins i tot que et permeti fer modificacions d'aquests rols durant el procés quan la realitat del dia a dia el necessiti.
En definitiva: cerca un aliat que hagi pensat en totes les particularitats pròpies d'un procés d'avaluació de l'acompliment i s'hagi avançat per a trobar solucions pràctiques per a cadascun dels reptes que comporta aquest procés.
• Tria un sistema d'avaluació de l'acompliment fàcil d'utilitzar
Fa anys, els sistemes tradicionals eren tan complexos que només Enginyers Informàtics tenien la capacitat d'interactuar amb ells per a adaptar-los a les necessitats de l'empresa. Ara, els sistemes SaaS (programari de pagament per ús en el núvol) com HRider permeten que qualsevol professional de RH tingui el poder de configurar, llançar i donar seguiment a un procés d'avaluació de l'acompliment de manera amigable i intuïtiva.
I què dir si pensem en els empleats? Per a ells el sistema ha de ser tan senzill que no necessitin capacitació de cap mena per a interactuar amb ell.
El concepte clau: centrat en l'ésser humà. Les paraules clau: amigable, intuïtiu, àgil i de confiança (que no falli!).
• Una plataforma d'avaluació de l'acompliment que et garanteixi autonomia i llibertat
Si volem empoderar al departament de RH hem de donar-li eines amb les quals no necessiti dependre del departament d’IT o de Consultors externs. Ser autònom et permet ser més àgil, més ràpid i és més econòmic per a l'empresa.
• Que sigui un sistema transparent amb una DEMO gratuïta
La filosofia del teu proveïdor de programari és tan important com la seva tecnologia. Cerca professionals segurs del que fan, que et mostrin de manera totalment transparent el que trobaràs quan siguis el seu client. No és suficient amb trobar fotografies d'empleats feliços a la web o en una presentació en Power Point, això ja no està de moda! Cal evitar sistemes opacs que després et donin sorpreses desagradables.
Decanta't per aquells que realment t'ofereixin una demo operativa i no simplement un ganxo comercial per a sol·licitar les teves dades de contacte. Una demo és un compte en proves, no una presentació comercial.
Ensenya'm el que fas i et diré qui ets.
• Que disposi de Suport i orientació especialitzada en avaluació de l'acompliment & gestió de talent
Encara que parlem de subscriure un compte en un sistema, has d'assegurar-te que a més d'un programari comptaràs amb un equip de professionals que t'ajudaran a conèixer totes les funcionalitats i que podran compartir amb tu consells o recomanacions que puguin portar la teva gestió de recursos humans al següent nivell.
No té res a veure crear nòmines amb desenvolupar el talent, així que has d'assegurar-te que els especialistes amb els quals treballes sàpiguen perfectament totes les peculiaritats d'un procés d'aquestes característiques.
• Programari amb referències fiables
És molt important conèixer i, si pot ser, contrastar referències d'altres organitzacions que hagin realitzat les seves avaluacions de l'acompliment amb el sistema que estiguis pensant contractar. No et conformis amb la típica secció de "casos d'èxit" d'una pàgina web...sempre m'he preguntat: és que potser la resta de projectes han estat fracassos?
També tens a la teva disposició pàgines de comparadors de programari, però habitualment els fabricants apareixen en els rànquings pagant per aquests espais així que has d'aguditzar el teu sentit crític, de la mateixa manera que no creuries tot el que diuen en un simple anunci sense comprovar-lo per tu mateix.
Una bona idea és consultar les Reviews a Google de les opcions que tinguis sobre la taula perquè són les que realitzen els usuaris de veritat i, per descomptat, verificar les referències parlant amb col·legues de professió que hagin treballat amb el producte que vols utilitzar.
• Opta per un sistema d'avaluació de l'acompliment laboral al núvol
Oblida't de gastar temps i recursos creant sistemes a mesura i torna al segle XXI on els sistemes Cloud eviten que hagis d'estar pendent d'actualitzar el teu programa amb noves instal·lacions quan desitges comptar amb les últimes novetats.
Un sistema cloud s'ocuparà en el teu lloc que tot estigui sempre a l'última i disponible les 24 hores, els 365 dies de l'any i des de qualsevol lloc.
• Sense instal·lació ni per al professional de RH ni per als empleats
Relacionat amb el punt anterior, no tots els sistemes són 100% al núvol, cerca aquells que sí que permetin a l'Administrador de RH i als empleats accedir fàcilment amb una connexió a Internet.
D'igual manera, facilitaries la participació dels teus empleats si evites que ells hagin d'instal·lar una app quan volguessin accedir des de les seves smart phones a contestar les seves enquestes en el procés d'avaluació. Per a això existeix la tecnologia responsive design, es va acabar haver d'ocupar espai en la memòria del teu dispositiu!
• Disponible des de qualsevol lloc (país)
Les tecnologies al núvol faciliten l'accés des de qualsevol lloc del món, això és fabulós especialment si tens empleats en diferents ubicacions.
Però també has de tenir en compte els horaris de Suport. Cerca un sistema que et garanteixi assistència personalitzada a la zona horària del teu país.
• Programari d'avaluació que vetlli per la seguretat de la informació i la protecció de dades personals
Cerca una empresa que es preocupi tant com tu per la seguretat de les dades de les persones. Són el teu actiu més important i convé que la solució que triïs hagi tingut en compte els diversos nivells de seguretat: físics, tècnics i organitzacionals. Les dades dels teus empleats han d'estar ben protegits.
• Opta per un sistema que et permeti personalitzar el que desitges mesurar en la teva avaluació de l'acompliment:
Vols conèixer el nivell del teu equip en competències, coneixements, habilitats o qualsevol altre aspecte qualitatiu?
O cerques mesurar indicadors quantitatius com els Key Performance Indicator (KPIs)?
O tens un model mixt d'avaluació on avaluïs competències i metes aportant cadascun d'ells una ponderació diferent de la nota final?
Cerca un sistema prou flexible perquè pugui evolucionar segons les necessitats de la teva organització al llarg del temps.
• Programari d'avaluació amb el qual puguis configurar la teva pròpia escala de valoració
Cada organització, col·lectiu professional o tipus d'avaluació necessitarà una escala de valoració determinada.
És important que comptis amb un sistema flexible que et permeti utilitzar qualsevol de les opcions possibles: escales gràfiques, escales de graus descriptius, selectors numèrics...i el núm. de nivells desitjat.
D'igual manera amb els KPIs: lineals, per rangs, selectors d'opcions, ja siguin creixents o decreixents.
• Look & Feel corporatiu
El procés d'avaluació de l'acompliment és un moment clau en la interacció amb els empleats, cerca un sistema amb el qual puguis personalitzar tots els teus elements de Màrqueting Intern enfortint així la imatge de l'organització i la identitat corporativa de l'empleat.
Aprofita tots els moments de relació amb els teus empleats, també els processos d'avaluació i feedback, per a crear cultura!
• Programari d'avaluació amb Informes en temps real
Un proveïdor de programari per a automatitzar l'avaluació de l'acompliment no sols ha d'oferir Informes de Resultats a posteriori. Et recomanem optar per un sistema prou potent que et llanci Informes Individuals i d'Organització en temps real, a cop de clic.
Aprofita el poder del feedback àgil entre caps i empleats amb un sistema que els permeti disposar dels seus informes d'avaluació al moment.
• Sistema d'avaluació que et permeti descarregar la informació
Cerca un proveïdor, no un segrestador. Una relació sana és una relació lliure en la qual, com a client, tinguis la tranquil·litat que les teves dades et pertanyen i les tindràs sempre disponibles per a la seva consulta i la seva descàrrega. Si any rere any segueixes amb el seu sistema que sigui per satisfacció, no per obligació.
Tria un sistema de People Analytics que, a més de permetre la descàrrega de gràfics i informes en PDF, et permeti exportar en Excel tots els teus resultats.
La informació és poder, no ho oblidis.
• Programari d'avaluació que inclogui Plans d'Acció
L'avaluació de l'acompliment en si mateixa és molt útil, té moltíssims beneficis. Però convé no quedar-se només en això quan pots fer molt més.
Imagina un GPS: L'avaluació de l'acompliment et donarà la teva ubicació actual, però poder dissenyar un Pla d'Acció individualitzat traçarà el camí cap al lloc al qual desitges arribar.
Comptar amb un sistema que et permeti comptar amb Plans d'Acció t'ajudarà a tancar el cercle de la millora contínua.
• Programari per a crear Mapes de talent
Si a més de mesurar l'acompliment vols visualitzar als empleats clau d'una ullada o correlacionar els resultats d'avaluació amb uns altres com els de potencial o lideratge, pots recolzar-te en les matrius de talent (les més conegudes són les 9 Box).
Troba una plataforma d'avaluació que et permeti anar més enllà i que també compti amb aquesta interessant funció...et donem una pista? ;-)
• Que disposi d’API d'Integració amb altres sistemes corporatius
L'especialització és el futur, però si necessites que els teus sistemes especialitzats treballin junts i en harmonia, tria proveïdors de tecnologia amb filosofia oberta a la col·laboració que posin a la teva disposició la seva interfície de programació d'aplicacions (API) en cas que el requereixis ara o en el futur.
• Manera de contractació
Com a últim punt, i no menys important, has de tenir en compte el model de contractació del servei: et permet ús sense límit o el pagament és per avaluació o per enquestes o per funcionalitat que desitges usar? Aposta per un sistema de costos transparents i sense sorpreses que et permeti feedback de manera recurrent sense haver de preocupar-te per quant més et costarà cada procés.
Compara costos directes així com despeses indirectes com els del temps necessari per a implantar-lo.
Tant si saps el que vols com si estàs obert al fet que la tecnologia et sorprengui, aquest llistat t'ajudarà a no oblidar alguns requeriments bàsics per a triomfar en la teva gestió del talent. Ha arribat l'hora de la Transformació Digital per a Recursos Humans!