Durante años, en Hrider hemos acompañado a profesionales de recursos humanos en la planificación e implementación estratégica y operativa de sus procesos de evaluación del desempeño laboral. Esta experiencia nos permite compartir contigo una perspectiva valiosa sobre cómo optimizar este aspecto crucial de la gestión del talento.
En Hrider, creemos en la importancia de devolver a la comunidad de recursos humanos el conocimiento adquirido trabajando con miles de profesionales. Actuamos como catalizadores de buenas prácticas, compartiendo nuestras ideas y aprendiendo de las diversas maneras de superar los desafíos en la gestión de personas. Una de las herramientas clave en este proceso es el software de evaluación de desempeño.
Partiendo de la base de que comprendemos la esencia y la importancia de un proceso de evaluación del desempeño profesional, así como sus beneficios directos, nos centraremos en el momento crucial de su implementación. Una de las principales preguntas para los departamentos de gestión humana es: ¿qué software de evaluación de desempeño debo elegir?
Hasta hace no mucho, solo las grandes corporaciones podían permitirse la inversión en costosos sistemas de información empresarial para la gestión del talento, los cuales requerían una gran cantidad de tiempo y recursos para su instalación y puesta en marcha. La alternativa, laboriosa y poco eficiente, era el uso de hojas de cálculo como Excel, un proceso que demandaba meses de trabajo para obtener resultados limitados. La llegada de los softwares de evaluación de desempeño supuso una revolución.
Gracias a plataformas en la nube, con modelos de pago por uso como el de Hrider, el acceso a un software de evaluación de desempeño potente y ágil se ha democratizado. Esto permite que organizaciones de cualquier tamaño y sector puedan competir en igualdad de condiciones en un mercado global. Ahora, cualquier equipo puede contar con una solución accesible, moderna y altamente rentable para la gestión del talento, siendo la evaluación del desempeño una pieza fundamental.
Si bien ya hemos abordado la relevancia de la Transformación Digital para la competitividad empresarial, enfocándonos específicamente en las funciones de Recursos Humanos, es innegable la cantidad de beneficios que aporta la automatización de uno de los procesos más estratégicos para la productividad y el desarrollo del talento: la evaluación del desempeño mediante un software especializado.
Beneficios Clave de Automatizar la Evaluación del Desempeño Laboral con un Software Especializado
• Ahorro Significativo de Tiempo para los Profesionales de RRHH gracias al Software de Evaluación
¿Consideras eficiente que un experto en gestión de talento dedique su tiempo a enviar encuestas manualmente o a copiar datos en hojas de cálculo? Lo que un profesional de Recursos Humanos (y la organización en general) necesita es más tiempo para actividades estratégicas y menos para tareas administrativas que no aportan valor. Un software de evaluación de desempeño libera a tu equipo de estas cargas, automatizando la distribución de formularios, la recopilación de datos y la generación de informes. Esto permite a los profesionales de RRHH enfocarse en el análisis de los resultados, la planificación de acciones de mejora y la comunicación con los empleados, actividades que realmente impulsan el desarrollo del talento y el rendimiento organizacional. Un proceso de evaluación 360º, donde participan todos los empleados, se convierte en un desafío exponencial sin la ayuda de un software especializado: para 2 empleados se necesitan 4 encuestas, para 3 empleados 9, para 4 empleados 16... ¡Gestionarlo en Excel es prácticamente inviable y consume una cantidad ingente de tiempo que un software de evaluación elimina por completo!
• Reducción del Tiempo Dedicado por el Empleado al Proceso de Evaluación gracias al Software
La automatización a través de un software de evaluación de desempeño no solo disminuye drásticamente el tiempo de los profesionales de Recursos Humanos, sino también el de cada miembro del equipo que participa en el proceso. Olvídate de abrir, guardar y enviar archivos Excel. Hoy en día, los empleados esperan formas más eficientes de realizar estas tareas, y un software intuitivo facilita enormemente su participación al ofrecer interfaces sencillas, accesibles desde cualquier dispositivo y con recordatorios automáticos. Esto asegura una mayor tasa de participación y reduce la fricción en el proceso de evaluación, permitiendo a los empleados centrarse en ofrecer una retroalimentación constructiva en lugar de perder tiempo en tareas administrativas.
• Mayor Impacto Positivo en la Percepción de la Empresa con un Proceso de Evaluación Automatizado por Software
Reflexionemos sobre la imagen que queremos proyectar como empresa. ¿Queremos parecer una organización con recursos limitados cuando existen soluciones tecnológicas eficientes como un software de evaluación de desempeño? No podemos construir una estrategia de Employer Branding sólida si no cuidamos la Employee Experience, y un software moderno y ágil contribuye significativamente a ello. Un proceso de evaluación bien gestionado a través de un software profesional transmite una imagen de organización moderna, transparente y preocupada por el desarrollo de su talento, lo que a su vez mejora la moral de los empleados y atrae a nuevos talentos.
• Minimización del Error Humano en los Cálculos y Datos con un Software de Evaluación de Desempeño
La gestión manual de cálculos en un proceso de evaluación es compleja y tediosa. Un pequeño error puede dañar la credibilidad del proceso y la confianza de los empleados. Un software de evaluación de desempeño automatiza estos cálculos, garantizando la precisión de los datos y fortaleciendo la confianza en el proceso. Además, un software especializado suele incorporar validaciones y controles de calidad de los datos, asegurando que la información recopilada sea fiable y útil para la toma de decisiones.
• Acceso a la Experiencia de Profesionales Especializados al Implementar un Software de Evaluación
Un secreto importante: al contratar un software de evaluación de desempeño, obtienes mucho más que una herramienta tecnológica. Accedes al conocimiento de un equipo de profesionales experimentados que han trabajado en miles de proyectos similares y pueden ofrecerte apoyo y soluciones a tus dudas, asegurando el éxito de tu proceso de evaluación. Estos expertos pueden proporcionar mejores prácticas, ayudar en la configuración del sistema para adaptarlo a las necesidades específicas de tu organización y ofrecer formación para garantizar una adopción exitosa por parte de todos los usuarios del software.
• Potenciación del People Analytics y la Toma de Decisiones Estratégicas con los Datos del Software de Evaluación
Los datos generados por un software de evaluación de desempeño no son un fin en sí mismos, sino una herramienta poderosa para tomar decisiones más rápidas, transparentes y efectivas en la gestión del talento. Un buen software ofrece funcionalidades de reporting y análisis que permiten identificar tendencias, fortalezas y áreas de mejora a nivel individual y de equipo. Esto facilita la implementación de planes de desarrollo personalizados, la identificación de talento clave y la evaluación del impacto de las iniciativas de gestión del desempeño en los resultados del negocio.
• Seguimiento Eficiente y en Tiempo Real del Proceso de Evaluación con un Software Especializado
Si calcular informes manualmente consume tiempo, ¡imagina hacer el seguimiento del progreso del proceso! Un software de evaluación de desempeño permite a los técnicos y responsables de RRHH centrarse en tareas de mayor valor en lugar de cotejar listas de encuestas pendientes. Un software especializado ofrece paneles de control intuitivos que permiten monitorizar el estado de cada evaluación en tiempo real, enviar recordatorios automáticos a los participantes y generar informes de progreso con un solo clic. Esto asegura que el proceso se complete de manera eficiente y dentro de los plazos establecidos, liberando tiempo valioso para otras actividades estratégicas de RRHH.
• Mayor Seguridad y Confianza en el Proceso de Evaluación al Utilizar un Software Dedicado
La manipulación manual de archivos Excel o papel no garantiza la protección necesaria de los datos personales. Un software de evaluación del desempeño asegura la calidad e integridad de los datos, generando mayor confianza en el proceso por parte de los empleados, quienes sabrán que las decisiones se basan en información precisa y segura. Los softwares de evaluación profesionales implementan medidas de seguridad robustas, como el cifrado de datos, el control de accesos y el cumplimiento de normativas de protección de datos (como el RGPD en Europa), lo que garantiza la confidencialidad de la información sensible de los empleados.
• Reducción de Costes al Implementar un Software de Evaluación
Automatizar el proceso de evaluación con un software especializado resulta más económico a largo plazo que dedicar horas y horas de trabajo manual. Se reducen los costes asociados a la impresión de formularios, al tiempo dedicado a la administración y el procesamiento de datos, y a la corrección de errores. Además, un software de evaluación eficiente puede mejorar la productividad de los empleados y la toma de decisiones en la gestión del talento, lo que se traduce en un mayor retorno de la inversión para la empresa. La inversión en un software de evaluación de desempeño es una inversión estratégica en el capital humano de la organización.
Una vez que tenemos claro que un software de evaluación de desempeño puede ayudarnos de manera significativa, surge la siguiente pregunta clave:
¿Qué Aspectos Clave Considerar al Elegir un Software de Evaluación de Desempeño?
• Optar por un Software Especializado en Evaluación del Desempeño
Muchos sistemas generalistas fueron diseñados inicialmente para resolver otros procesos como el de nómina o selección, por lo que, al intentar abordar la complejidad de la evaluación del desempeño, suelen carecer de la flexibilidad y la profundidad necesarias. Un software de evaluación de desempeño especializado está diseñado específicamente para este proceso, ofreciendo funcionalidades adaptadas a las diferentes metodologías (90º, 180º, 270º, 360º, multi-evaluador), la gestión de competencias y objetivos, la configuración de flujos de trabajo y la generación de informes específicos. Por ejemplo, a la hora de generar automáticamente las diferentes metodologías de evaluación, un software especializado tiene en cuenta las relaciones entre evaluados y evaluadores (autoevaluación, supervisores, colegas, subordinados o clientes) e incluso permite modificaciones de estos roles durante el proceso si la realidad del día a día lo requiere.
En definitiva: busca un aliado tecnológico que comprenda las particularidades propias de un proceso de evaluación del desempeño y que haya anticipado soluciones prácticas para cada uno de los retos que implica este proceso. Un software especializado te ahorrará tiempo y te garantizará un proceso más eficiente y efectivo.
• Priorizar un Software de Evaluación Fácil de Utilizar
Hace años, los sistemas tradicionales eran tan complejos que solo ingenieros informáticos podían interactuar con ellos para adaptarlos a las necesidades de la empresa. Ahora, los sistemas SaaS (software como servicio en la nube) como Hrider permiten que cualquier profesional de RRHH tenga el poder de configurar, lanzar y dar seguimiento a un proceso de evaluación del desempeño de manera amigable e intuitiva. La usabilidad del software de evaluación es crucial para garantizar una alta tasa de adopción y participación por parte de todos los usuarios.
¿Y qué decir si pensamos en los empleados? Para ellos, el sistema debe ser tan sencillo que no necesiten capacitación de ningún tipo para interactuar con él. Una interfaz intuitiva y un diseño claro facilitarán que los empleados completen sus autoevaluaciones y evaluaciones de compañeros de manera rápida y eficiente.
El concepto clave: centrado en el ser humano. Las palabras clave: amigable, intuitivo, ágil y confiable (¡que no falle!). Un software de evaluación de desempeño que prioriza la experiencia del usuario es fundamental para el éxito del proceso.
• Buscar un Software de Evaluación que Ofrezca Autonomía y Libertad
Si queremos empoderar al departamento de RRHH, debemos darle herramientas con las que no necesite depender del departamento de IT o de consultores externos para cada modificación o ajuste en el proceso de evaluación. Un software de evaluación de desempeño que ofrezca autonomía permite a los profesionales de RRHH configurar y gestionar los procesos de evaluación de forma independiente, adaptándolos a las necesidades cambiantes de la organización. Ser autónomo te permite ser más ágil, más rápido y es más económico para la empresa.
• Elegir un Software con Demo Gratuita para Probar su Funcionalidad
La filosofía de tu proveedor de software es tan importante como su tecnología. Busca profesionales seguros de lo que hacen, que te muestren de manera totalmente transparente lo que encontrarás cuando seas su cliente. No basta solo con encontrar fotografías de empleados felices en la web o en una presentación en PowerPoint, ¡eso ya no se lleva! Hay que evitar sistemas opacos que luego te den sorpresas desagradables.
Decántate por aquellos que realmente te ofrezcan una demo operativa y no simplemente un gancho comercial para solicitar tus datos de contacto. Una demo es una cuenta en pruebas, no una presentación comercial. Un software de evaluación de desempeño de calidad debe ofrecer la posibilidad de probar todas sus funcionalidades antes de tomar una decisión.
Enséñame lo que haces y te diré quién eres.
• Asegurarse de un Soporte Especializado en Evaluación y Gestión del Talento para el Software
Aunque hablemos de suscribir una cuenta en un sistema, debes asegurarte de que, además de un software de evaluación de desempeño robusto, contarás con un equipo de profesionales que te ayudarán a conocer todas las funcionalidades y que podrán compartir contigo consejos o recomendaciones que puedan llevar tu gestión de recursos humanos al siguiente nivel. El soporte técnico y funcional especializado en evaluación del desempeño y gestión del talento es un valor añadido crucial al elegir un software.
No tiene nada que ver crear nóminas con desarrollar el talento, así que debes asegurarte de que los especialistas con los que trabajas sepan perfectamente todas las peculiaridades de un proceso de estas características y puedan ofrecerte la mejor orientación sobre cómo configurar y utilizar el software de evaluación para alcanzar tus objetivos.
• Buscar un Software de Evaluación con Referencias Sólidas
Es muy importante conocer y, a ser posible, contrastar referencias de otras organizaciones que hayan realizado sus evaluaciones del desempeño con el software que estés pensando contratar. No te conformes con la típica sección de "casos de éxito" de una página web...siempre me he preguntado: ¿es que acaso el resto de proyectos han sido fracasos?
También tienes a tu disposición páginas de comparadores de software, pero habitualmente los fabricantes aparecen en los rankings pagando por esos espacios, así que debes agudizar tu sentido crítico, del mismo modo que no creerías todo lo que dicen en un simple anuncio sin comprobarlo por ti mismo.
Una buena idea es consultar las Reviews en Google de las opciones que tengas sobre la mesa, pues son las que realizan los usuarios de verdad y, por supuesto, verificar las referencias hablando con colegas de profesión que hayan trabajado con el producto que quieres usar. La experiencia de otros usuarios con el software de evaluación de desempeño es un indicador valioso de su calidad y fiabilidad.
• Decantarse por un Software de Evaluación en la Nube
Olvídate de gastar tiempo y recursos creando sistemas a medida y regresa al siglo XXI, donde los sistemas cloud evitan que tengas que estar pendiente de actualizar tu programa con nuevas instalaciones cuando deseas contar con las últimas novedades. Un software de evaluación de desempeño en la nube ofrece numerosas ventajas, como la accesibilidad desde cualquier dispositivo con conexión a internet, la escalabilidad según las necesidades de la empresa, la reducción de costes de infraestructura y mantenimiento, y las actualizaciones automáticas.
Un sistema cloud se ocupará en tu lugar de que todo esté siempre a la última y disponible las 24 horas, los 365 días del año y desde cualquier lugar. Esto facilita la participación de empleados en diferentes ubicaciones geográficas en el proceso de evaluación.
• Seleccionar un Software sin Instalación para RRHH ni empleados
Relacionado con el punto anterior, no todos los sistemas son 100% en la nube. Busca aquellos que sí permitan al Administrador de RRHH y a los empleados acceder simplemente con una conexión a Internet. Un software de evaluación de desempeño online elimina la necesidad de instalaciones complejas en los equipos de los usuarios, lo que simplifica la implementación y reduce la carga de trabajo del departamento de IT.
De igual modo, facilitarías la participación de tus empleados si evitas que ellos tengan que instalar una app cuando quisieran acceder desde sus smartphones a contestar sus encuestas en el proceso de evaluación. Para esto existe la tecnología responsive design, ¡se acabó tener que ocupar espacio en la memoria de tu dispositivo! Un software de evaluación con diseño responsive se adapta a cualquier tamaño de pantalla, ofreciendo una experiencia de usuario óptima en ordenadores, tablets y smartphones.
• Verificar la disponibilidad del Software desde cualquier lugar y país
Las tecnologías en la nube facilitan el acceso desde cualquier lugar del mundo, eso es fabuloso, especialmente si tienes empleados en diferentes ubicaciones. Un software de evaluación de desempeño basado en la nube permite que todos los empleados participen en el proceso, independientemente de su ubicación geográfica, lo que es fundamental para las empresas con equipos distribuidos o internacionales.
Pero también debes tener en cuenta los horarios de Soporte. Busca un sistema que te garantice asistencia personalizada en la zona horaria de tu país. Un buen proveedor de software de evaluación ofrecerá un soporte técnico eficiente y accesible, adaptado a las necesidades horarias de sus clientes.
• Confirmar la Seguridad de la Información y Protección de Datos Personales del Software de Evaluación
Busca una empresa que se preocupe tanto como tú por la seguridad de los datos de las personas. Son tu activo más importante y conviene que la solución que elijas haya tenido en cuenta los diversos niveles de seguridad: físicos, técnicos y organizacionales. Los datos de tus empleados deben estar bien protegidos. Un proveedor de software de evaluación de desempeño debe cumplir con las normativas de protección de datos vigentes y garantizar la confidencialidad e integridad de la información de los empleados a través de medidas de seguridad robustas.
• Elegir un Software que Permita Personalizar los Aspectos a Medir en la Evaluación del Desempeño
¿Quieres conocer el nivel de tu equipo en competencias, conocimientos, habilidades o cualquier otro aspecto cualitativo? Un software de evaluación flexible debe permitirte definir y personalizar los criterios de evaluación según las necesidades específicas de tu organización y los roles de los empleados.
¿O buscas medir indicadores cuantitativos como los Key Performance Indicator (KPIs)? Un buen software debe integrar la posibilidad de evaluar el desempeño en base a objetivos medibles y resultados concretos.
¿O tienes un modelo mixto de evaluación donde evalúes competencias y metas aportando cada uno de ellos una ponderación diferente a la nota final? Un software de evaluación de desempeño adaptable debe ofrecer la flexibilidad para configurar modelos de evaluación complejos que combinen diferentes tipos de criterios y ponderaciones.
Busca un sistema lo suficientemente flexible para que pueda evolucionar según las necesidades de tu organización a lo largo del tiempo. Un software de evaluación escalable te permitirá añadir nuevos criterios, modificar los existentes y adaptar los modelos de evaluación a medida que tu empresa crece y cambia.
• Buscar un software con configuración flexible de escalas de valoración
Cada organización, colectivo profesional o tipo de evaluación necesitará una escala de valoración determinada. Un software de evaluación de desempeño versátil debe ofrecer diversas opciones de escalas para adaptarse a tus necesidades.
Es importante que cuentes con un sistema flexible que te permita utilizar cualquiera de las opciones posibles: escalas gráficas, escalas de grados descriptivos, selectores numéricos... y el número de niveles deseado. Un software configurable te dará el control sobre cómo se miden y se representan los resultados de la evaluación.
De igual modo con los KPIs: lineales, por rangos, selectores de opciones, ya sean crecientes o decrecientes. Un software de evaluación integral debe permitir la definición de diferentes tipos de escalas para la evaluación de competencias y para la medición de objetivos.
• Considerar un software con diseño personalizable (look & feel corporativo)
El proceso de evaluación del desempeño es un momento clave en la interacción con los empleados. Busca un software de evaluación con el que puedas personalizar todos tus elementos de Marketing Interno, fortaleciendo así la imagen de la organización y la identidad corporativa del empleado. Un software con marca blanca o opciones de personalización visual contribuye a una experiencia de usuario más coherente y a reforzar el sentido de pertenencia.
¡Aprovecha todos los momentos de relación con tus empleados, también los procesos de evaluación y feedback, para crear cultura! Un software de evaluación que se integra visualmente con la identidad de tu empresa refuerza la comunicación interna.
• Priorizar un software con informes en tiempo real para la toma de decisiones
Un proveedor de software para automatizar la evaluación del desempeño no solo debe ofrecer Informes de Resultados a posteriori. Te recomendamos optar por un sistema lo suficientemente potente que te arroje Informes Individuales y de Organización en tiempo real, con un solo clic. Un software con reporting avanzado facilita el análisis de los resultados de la evaluación y la identificación de áreas de mejora a nivel individual, de equipo y organizacional.
Aprovecha el poder del feedback ágil entre jefes y empleados con un sistema que les permita disponer de sus informes de evaluación al momento. Un software de evaluación con acceso inmediato a los resultados fomenta la transparencia y facilita la planificación de acciones de desarrollo.
• Asegurarse de la Posibilidad de Descargar la Información del Software
Busca un proveedor, no un secuestrador. Una relación sana es una relación libre en la que, como cliente, tengas la tranquilidad de que tus datos te pertenecen y los tendrás siempre disponibles para su consulta y su descarga. Si año tras año sigues con su sistema, que sea por satisfacción, no por obligación. Un buen software de evaluación de desempeño te permite exportar tus datos fácilmente.
Elige un sistema de People Analytics que, además de permitir la descarga de gráficos e informes en Pdf, te permita exportar en Excel todos tus resultados. La portabilidad de los datos es un factor importante a considerar al elegir un software.
La información es poder, no lo olvides.
• Buscar un software de evaluación que incluya Planes de Acción para el desarrollo
La evaluación del desempeño en sí misma es muy útil, tiene muchísimos beneficios. Pero conviene no quedarse solo en eso cuando puedes hacer mucho más. Un software de evaluación de desempeño avanzado debe integrar funcionalidades para la creación y seguimiento de planes de acción individuales y de equipo.
Imagina un GPS: La evaluación del desempeño te dará tu ubicación actual, pero poder diseñar un Plan de Acción individualizado trazará el camino hacia el lugar al que deseas llegar. Un software con gestión de planes de desarrollo ayuda a cerrar el ciclo de la gestión del desempeño.
Contar con un sistema que te permita contar con Planes de Acción te ayudará a cerrar el círculo de la mejora continua. Un software de evaluación con planes de acción facilita la implementación de las acciones de mejora identificadas durante la evaluación y el seguimiento de su progreso.
• Considerar un software con funcionalidades de Mapas de Talento
Si además de medir el desempeño quieres visualizar a los empleados clave de un vistazo o correlacionar los resultados de evaluación con otros como los de potencial o liderazgo, puedes apoyarte en las matrices de talento (las más conocidas son las 9 Box). Un software de gestión del talento integrado puede ofrecer funcionalidades de mapas de talento.
Encuentra una plataforma de evaluación que te permita ir más allá y que también cuente con esta interesante función... ¿te damos una pista? ;-)
• Verificar la Disponibilidad de una API para Integración con Otros Sistemas del Software
La especialización es el futuro, pero si necesitas que tus sistemas especializados trabajen juntos y en armonía, elige proveedores de tecnología con filosofía abierta a la colaboración que pongan a tu disposición su interfaz de programación de aplicaciones (API) en caso de que lo requieras ahora o en el futuro. Un software de evaluación de desempeño con API permite la integración con otros sistemas de recursos humanos (HCM, CRM, etc.), lo que facilita el flujo de datos y la automatización de procesos.
• Evaluar el Modelo de Contratación del Software de Evaluación
Como último punto, y no menos importante, debes tener en cuenta el modelo de contratación del servicio: ¿te permite uso sin límite o el pago es por evaluación o por encuestas o por funcionalidad que deseas usar? Apuesta por un sistema de costos transparentes y sin sorpresas que te permita feedback de manera recurrente sin tener que preocuparte por cuánto más te va a costar cada proceso. Un software de evaluación con precios claros y flexibles facilita la planificación presupuestaria.
Compara costos directos, así como gastos indirectos como los del tiempo necesario para implantarlo. Un software de evaluación fácil de implementar reduce los costes asociados a la puesta en marcha.
Tanto si sabes lo que quieres como si estás abierto a que la tecnología te sorprenda, esta check list te ayudará a no olvidar algunos requerimientos básicos para triunfar en tu gestión del talento. ¡Ha llegado la hora de la Transformación Digital para Recursos Humanos con un software de evaluación de desempeño a la vanguardia!