Índex de continguts
1. Què és la cultura del feedback?
Quan parlem de cultura de feedback ens referim a un entorn en el qual es promou i es valora de manera positiva la retroalimentació contínua entre els membres d'una organització. Això engloba tant la retroalimentació positiva com la negativa, sempre amb una orientació constructiva i orientada a la millora contínua tant de cada empleat com de l'organització en el seu conjunt.
Si el que busquem és que el feedback formi part de la base cultural de l'empresa, hem d'estimular la retroalimentació en tots els nivells de l'organització. Un altre element fonamental per a generar aquesta cultura és que els líders també fomentin un estil de comunicació oberta i transparent basat en el respecte i centrat en el professional.
Perquè la cultura de feedback estigui suportada en canals de comunicació adequats, s'han d'establir processos i eines perquè els empleats puguin proporcionar i rebre retroalimentació de manera efectiva.
Recordem que la cultura, en l'entorn corporatiu, són aquells valors, maneres de fer, normes, comportaments, la manera de comunicar-nos, les creences, que es comparteixen per tots els membres de l'empresa i que, fins i tot, es projecten cap a fora influint fins i tot en la decisió d'un client de contractar els serveis d'aquesta empresa. Influeixen en com prenem decisions (les estratègiques i les petites decisions operatives del dia a dia).
2. Avantatges de la cultura del feedback per a una empresa
Existeixen nombrosos avantatges de promoure una cultura de feedback per a una empresa, entre altres, trobem:
-
Accelera l'aprenentatge.
-
Promou l'estimulació d'idees noves (innovació i creativitat).
-
Permet conèixer com les persones desenvolupen el seu treball i entendre les seves fortaleses i àrees de millora, millorant l'acompliment.
-
Ajuda a detectar de manera primerenca desviacions en l'esforç i posar focus.
-
Proporciona a l'empleat major claredat sobre el que s'espera del seu treball i en les seves responsabilitats.
-
Ajuda a evitar la desconnexió emocional i el burn-out.
-
Promou un clima laboral més saludable.
-
Ajuda al fet que les persones de l'organització tinguin major estabilitat emocional.
-
Manté l'equilibri entre interessos corporatius i individuals.
-
Permet detectar el potencial de cada empleat i que aquest pugui desenvolupar-lo.
-
Permet conèixer en què invertir els recursos de l'empresa: formació, plans de compensació i altres.
-
Genera entorns de confiança.
-
Estimula la motivació i l’engagement.
3. Com es pot promoure una cultura de feedback? Exemples
Per a generar una cultura de feedback en una empresa, el departament de Recursos Humans pot seguir els següents passos:
3.1. Determinar quin és l'objectiu o els objectius que perseguim
Es tracta de promoure una acció de feedback puntual per a un col·lectiu determinat o volem realment impactar en la cultura a mig-llarg termini? Definir la visió és el punt de partida: per què és important una cultura de feedback i quins resultats concrets esperem aconseguir.
Per a això és fonamental que aquests objectius tinguin un alineament amb els objectius estratègics corporatius (a on volem arribar, com ho farem i com donen suport a les iniciatives de feedback per aconseguir-ho).
💡 Per exemple: si una empresa està pensant a internacionalitzar-se a països de parla anglesa, generaria un alt impacte en l'estratègia detectar quines persones tenen un alt nivell d'anglès, perquè ens permet saber si amb els recursos actuals podrem abordar aquest pla. Per a això, fer una avaluació de potencial, o una enquesta d'actualització de les skills que inclogui informació sobre idiomes ens permetria en temps real conèixer el nostre punt de partida. Fins i tot podrem conèixer directament quines persones se sentiran motivades a participar en aquests nous projectes, la qual cosa és important a l'hora promoure un Pla de Carrera estimulant a llarg termini.
3.2. Dissenyar un Pla de Feedback
En Hrider ho cridem: Employee Feedback Journey i consisteix a establir quins són els moments clau del cicle de vida d'un empleat (Employee Journey) en els quals és important estimular el feedback.
💡 Per exemple: un Pla de Feedback pot incorporar diverses iniciatives relacionades amb: avaluació de l'acompliment, mesuraments de clima i cultura, enquestes d'opinió, reunions mànagers-empleats, iniciatives de team building i tot el que pugui estar relacionat amb l'estímul de la participació activa dels empleats en la companyia.
A més, un Pla de Feedback ha d'incorporar dates aproximades en les quals llançar aquestes iniciatives. El to, ritme i recurrència amb les quals promoguem cada acció també tindrà impacte en la cultura que promoguem.
Descàrrega més a baix un exemple d’Employee Feedback Journey!
3.3. Comunicar la visió i els objectius a tota l'empresa
Cal assegurar-se que tots els empleats entenguin la importància de la retroalimentació i com es relaciona amb l'èxit de l'empresa, així com al seu propi èxit individual (tant personal com professionalment).
💡 Per exemple: si poses en marxa un procés d'avaluació de l'acompliment professional hauràs de compartir amb tots els participants (ja siguin Mànagers o empleats) quin objectiu és el que persegueixes. Necessites dades objectives de productivitat per al pagament d'una retribució variable? o busques que la Direcció pugui conèixer les fortaleses de cada persona per a dissenyar un Pla de Promoció interna? o, busques entendre millor les àrees de millora per a elaborar el pròxim Pla de Formació interna? o bé es tracta de promoure un temps de conversa entre Responsable i Empleat perquè puguin conèixer millor la visió de l'altre per a estar millor alineats?
Sigui com sigui la motivació amb la qual es realitza una acció, comparteix-la prèviament perquè tots sàpiguen com hauran de gestionar l'expectativa!
3.4. Fomentar la retroalimentació en tots els nivells
Cal promoure la comunicació oberta tant de dalt cap avall com de baix cap amunt, fins i tot transversalment i cal assegurar-se que tots els nivells de l'organització estiguin involucrats.
Si deixem que una part dels empleats quedi fora d'aquestes iniciatives ja no estarem fomentant un canvi cultural.
Com en tota interacció social, si deixes a un col·lectiu al marge, crearan la seva pròpia cultura underground i quan necessitis implicar-los, pot ser massa tard doncs no s'identificaran amb el que els proposis.
💡 Per exemple: llances un procés de Feedback 360º però únicament per a Comandaments i Directius. Com et sentiries si en el matí de Nadal sol uns pocs reben regals i els altres només poden mirar com aquests els gaudeixen?
Un exercici de Feedback 360, especialment si incorpora una Finestra de Johari, és un autèntic regal de desenvolupament professional. Quin missatge dones si només ho ofereixes a uns i deixes de costat a uns altres?
3.5. Proporcionar eines i recursos
Perquè aquestes iniciatives passin de les bones intencions escrites en un Power Point a la realitat del dia a dia, no pots confiar en l'Excel. És imprescindible comptar amb eines especialitzades com Hrider i recursos (exemple: plans de comunicació interna, formació específica relacionada) perquè els empleats puguin proporcionar i rebre retroalimentació de manera constructiva, i per tant, efectiva.
💡 Per exemple (i d'això sabem una estona!): involucres a tota la companyia en un d'aquests processos de Feedback 360º participatius i subestimes la complexitat. Creus que el més difícil és dissenyar el qüestionari que reculli totes aquestes competències, coneixements, comportaments, preguntes…que necessites recopilar. Però oh sorpresa! Llançar una avaluació d'aquest tipus té una complexitat d'ordre exponencial ( n^2 , on n és el nombre de persones que intervenen). En altres paraules, per a dues persones necessitarem, entre altres coses, 4 enquestes (2 enquestes entre parells i 2 d'autoavaluació), per a tres necessitarem 9, per a quatre 16, etc ... Aquest procés és inviable realitzar-lo manualment o amb Excel en temps i qualitat adequats, fins i tot delimitant el nombre màxim d'enquestes a realitzar.
I això sense contar que un procés d'acompliment o feedback genera una ingent quantitat de dades! Sense una eina que analitzi aquestes dades, aportant intel·ligència al procés, ens perdem allò que les màquines són capaces de fer millor, i que ens permetrà després prendre millors decisions. A més, perquè el feedback sigui efectiu, necessites poder donar l'Informe de Resultats en temps real a cada participant i no esperar diversos mesos (que trigaries si haguessis de fer-ho amb Excels i Forms) quan la gent ja ni es recordi del procés.
💡 Consell: comptar amb una eina especialitzada. No triar per a aquests processos un programari de nòmines, o gestió documental que inclou addicionalment un mòdul bàsic d'acompliment. Això sol ser una mala elecció al no tenir la suficient profunditat, la qual cosa provoca friccions en el procés que acaben en un resultat mediocre que pot ser fins i tot contraproduent.
Si tens la sort de comptar amb recursos, no oblidis usar-los bé per a obtenir el millor resultat!
3.6. Establir processos i procediments
No n'hi ha prou amb desitjar-ho, qualsevol canvi cultural (en una societat o en una empresa) requereix que sigui impulsat mitjançant un procés estructurat clar per a la retroalimentació. L'ideal és comptar amb un Pla de Feedback anual en el qual es planifiquin quines iniciatives concretes promourem: Avaluació de l'Acompliment professional, processos de Feedback 360º, Avaluació de Clima & Engagement, enquestes de Satisfacció, Avaluació de Potencial, enquestes d’Onboarding & Offboarding, etc.
Serà un plus si aquests procediments inclouen aspectes sobre com es proporciona el feedback, com es rep i com s'actua en conseqüència.
💡 Per exemple: si deixes al lliure albir que cada Mànager de feedback quan li vingui de gust, podries provocar que només uns quants empleats tinguin retroalimentació sobre el seu treball i que hi hagi uns altres que no corrin la mateixa sort perquè tinguin Responsables molt ocupats, o als quals li costi més aquest tipus de comunicacions. Amb el que no estarem realment estimulant un principi cultural global. No ho dubtis: si algú ha de liderar aquests processos és RH. Per descomptat, amb el suport de Direcció i de tots els implicats perquè el resultat sigui realment transformador
3.7. Establir un procés de monitoratge i seguiment
Per a dinamitzar aquests processos cal comptar amb una manera per a monitorar i seguir el progrés de la cultura de feedback. En aquest punt, és extremadament útil comptar amb una eina (com la que t'oferim en Hrider!) que et permeti saber com avança la iniciativa, qui participa, enviar recordatoris a qui ho necessiti, ampliar terminis, fins i tot fer canvis de participants que puguin anar sorgint.
💡 Per exemple: tingues en compte que, encara que promoguem el feedback, les persones no estan únicament centrades en això: els empleats tenen com a prioritat completar les seves tasques del dia a dia i no estan pendents en tot moment de parar les seves activitats per a veure com estimular el feedback. És necessari que RH dinamitzi aquests processos, que els estructuri bé en el temps i que li ho posi molt molt fàcil a tots amb eines àgils i amigables, si realment esperem aconseguir alts índexs de participació.
Això també inclou que, després de cada procés, ens assegurem que s'estiguin fent els ajustos necessaris per a millorar: els Plans d'Acció que segueixen a qualsevol iniciativa de mesurament de clima & cultura o acompliment.
3.8. Lideratge
Els líders i mànagers de l'empresa han de modelar el seu comportament per a posar-lo al servei d'aquest nou enfocament cultural. El que facin i sentin els líders serà el que probablement es promou entre la resta dels equips de treball. En aquest punt, l'exemple és clau per a la generació d'aquesta cultura. Els mànagers han de valorar la retroalimentació, i han d'estar disponibles per a proporcionar i rebre retroalimentació de manera efectiva.
💡 Per exemple: I si aspectes com: donar feedback de manera contínua, motivar el desenvolupament dels empleats, fomentar la comunicació honesta i transparent, donar reconeixement, anessin indicadors que poguessin valorar-se als perfils de Mànagers en els processos d'Avaluació de l'Acompliment? Segur que d'aquesta manera, els estaríem convencent que es tracta d'algunes de les seves funcions clau i posarien major focus a fer-ho bé.
Però hem d'ajudar-los amb formació específica en Com donar Feedback de manera efectiva! (com veurem en l'últim punt).
3.9. Capacitació i desenvolupament
Proporcionar formació i empènyer el desenvolupament per a millorar les habilitats de retroalimentació de tots els empleats. Ningú neix sabent quines són les tècniques més adequades, o com modelar els missatges en funció de l'interlocutor, o comptar amb intel·ligència emocional suficient com per a dominar aquestes converses i que sempre siguin constructives per a tots els implicats
💡 Per exemple: si llances una Avaluació de l'acompliment l'última fase del qual consistirà en una Reunió 1 on 1 (revisió de resultats i pla d'acció entre Responsable i empleat) no pots esperar que tots aquests Supervisors tinguin el do innat de donar el millor feedback: constructiu, respectuós, enriquidor i motivador. El més realista és que la majoria senti unes certes inseguretats, fins i tot incomoditat per a parlar sobre els punts menys favorables i que necessiti que li ensenyem tècniques per a abordar aquestes reunions clau. Aquí és on la formació (no sols a Mànagers, encara que especialment a ells) és un punt diferenciador per a aconseguir bons resultats amb el procés.
S'aprèn a donar feedback amb la pràctica i amb formació especialitzada.
4. Conclusió
És important recordar que generar una cultura de feedback no és un procés puntual sinó continu, per això ens encanta el concepte de Employee Feedback Journey (no oblidis descarregar la teva plantilla més a baix!). Encara que hem d'estar oberts al fet que aquest Pla estigui viu, en contínua evolució perquè compti amb millores constants per a aconseguir un ambient en el qual la retroalimentació sigui part integral del dia a dia en l'empresa.
I si creies que la cultura del feedback és positiva només per un acte de fe, estem de sort. Ja comptem amb estudis que mostren que les organitzacions que promouen aquests principis tenen un acompliment superior en comparació amb les que no el fan! (i ningú vol ser de les del segon grup).
Un estudi de la Universitat d'Harvard va concloure que les empreses que proporcionen retroalimentació regular tenen una taxa de rotació d'empleats significativament més baixa en comparació amb les que no ho fan.
En la mateixa línia, un altre estudi realitzat per l'Institut de Tecnologia de Massachusetts (MIT) va descobrir que les empreses amb una cultura de feedback tenen una taxa d'absentisme laboral significativament més baixa en comparació amb les que no ho tenen.
També la Universitat de Califòrnia a Los Angeles (UCLA) s'ha interessat per la correlació cultura de feedback-productivitat en un estudi que va trobar que les empreses que proporcionen retroalimentació regular als seus empleats tenen una taxa de creixement significativament més alta en comparació amb les que no ho fan.
Aquestes evidències (i el sentit comú!) demostren que promoure una cultura de feedback té un impacte positiu en l'acompliment individual i en la retenció d'empleats, i en conseqüència en el compte de resultats de l'empresa.
Descarrega't la nostra plantilla de Employee Feedback Journey.
