La incorporació de nous membres a la plantilla d'una empresa és un procés llarg i complex en el qual cal anar descartant candidats a poc a poc fins a trobar aquell el perfil del qual s'adapta millor al lloc ofertat.
Per arribar fins a aquest punt cal fer una preselecció. Aplicar filtres que van portant d'una fase a una altra del procés de reclutament aquells que millor s'emmotllen al que està buscant l'empresa.
Lluny de ser un procés sense importància, la preselecció és essencial per poder trobar l'aspirant perfecte. Si està ben feta ens permet:
· Estalviar temps i recursos. Perquè redueix el nombre de candidats que van passant d'una fase a una altra del procés de selecció.
· Millorar la qualitat de les entrevistes. En haver d'entrevistar menys persones, els qüestionaris poden ser més profunds i enfocar-se millor en factors de gran impacte com les habilitats dures i blanes.
· Augmentar les possibilitats de contractar el candidat adequat. En anar eliminant aspirants, els que arriben al final del procés són aquells que millor s'adapten al perfil.
Està clar que una bona preselecció facilitarà i millorarà l'eficiència del procés de reclutament. Però, com es porta a terme perquè sigui el més precisa possible?
Factors a tenir en compte durant la preselecció
Quan una empresa publica una oferta de feina, pot rebre centenars i fins i tot milers de currículums. Seria inviable que totes aquestes persones haguessin de passar per una entrevista de selecció o per proves per mesurar les seves habilitats tècniques i interpersonals. Per això, des del primer moment es comencen a aplicar proves que permeten anar filtrant els perfils i eliminant aquells que no compleixen els requisits mínims per passar a la següent fase de la selecció.
Definició clara del perfil del lloc de treball
La preselecció de personal comença fins i tot abans que l'empresa publiqui la seva oferta d'ocupació. Perquè per garantir l'èxit en la contractació és fonamental haver descrit de forma detallada el lloc a cobrir:
-
Quines tasques i responsabilitats inclou.
-
Coneixements i habilitats tècniques necessàries per abordar les tasques que el componen.
-
Habilitats blanes requerides.
-
Nivell mínim d'experiència.
-
Tipus de contracte ofert.
-
Remuneració.
Es tracta de tenir clar, d'una banda, què és el que necessita l'empresa i, d'altra banda, el “retrat robot” de com seria el candidat perfecte per a aquest lloc. Amb aquesta informació és més senzill elaborar una oferta de feina que atregui els candidats que millor s'adapten al que se cerca.
Triatge de currículums
Una vegada publicada l'oferta de feina, comença la primera fase del procés de selecció de personal, que consisteix a fer una revisió exhaustiva dels currículums rebuts. Amb l'objectiu d'identificar els candidats el perfil dels quals s'ajusta al del lloc vacant i descartar tots els altres.
Moltes persones a la recerca de feina no són gaire selectives i envien el seu currículum fins i tot a ofertes que no tenen res a veure amb el seu perfil professional, la qual cosa suposa una sobrecàrrega de feina per als encarregats de la selecció de personal. Per sort, la tasca de triatge curricular es pot dur a terme avui dia amb l'ajuda de la tecnologia.
Només cal indicar al software especialitzat quins són els criteris que ha d'utilitzar per filtrar els perfils. D'aquesta manera, es descarten directament aquells que no tenen una determinada:
-
Experiència laboral.
-
Formació acadèmica.
-
Habilitats tècniques.
-
Habilitats blanes.
Proves tècniques
Si es tracta d'un lloc on les habilitats tècniques són especialment importants, la següent fase de la preselecció consistirà en proves tècniques.
Aquestes són de gran ajuda a l'hora de corroborar que una persona té els coneixements teòrics i pràctics necessaris per al lloc i avaluar quin és el seu grau d'experiència i de desenvolupament d'aquestes competències.
L'ideal en aquests casos és utilitzar proves que permetin obtenir resultats objectius i quantificables que siguin fàcilment comparables entre si. Pot tractar-se de tests psicotècnics, proves de coneixements, de la capacitat per fer una determinada tasca, i fins i tot simulacions.
Aquestes proves permeten identificar amb precisió les fortaleses i febleses dels candidats i poden funcionar com a indicador del seu futur exercici en el lloc.
En tot cas, és important utilitzar proves que siguin realment rellevants. És a dir, que mesurin habilitats que siguin essencials en el lloc a cobrir. A més, han de ser vàlides i fiables, per a la qual cosa s'han d'obviar tot tipus de biaixos subjectius en el disseny, aplicació i correcció de les mateixes.
Finalitzat aquest procés, alguns candidats hauran quedat descartats, i seguiran endavant aquells que han demostrat que tenen les habilitats tècniques necessàries per fer les tasques pròpies del lloc de treball que l'empresa vol cobrir.
Entrevista per competències
Arribats a aquest punt de la preselecció, el nombre de candidats s'haurà reduït de forma notable, la qual cosa fa viable dur a terme entrevistes personals.
A causa de la importància creixent que han guanyat les habilitats blanes o interpersonals en l'entorn laboral actual, les entrevistes de feina estan canviant i ja no es limiten a verificar o aprofundir sobre la informació que consta en el currículum dels aspirants.
Són molt més efectives les entrevistes per competències, que busquen avaluar les
habilitats, coneixements i comportaments que un candidat ha demostrat en situacions passades i que poden ser rellevants per a l'exercici reeixit del lloc.
Aquest tipus d'entrevista ajuda a predir millor el rendiment del candidat en el lloc de treball, així com a identificar els seus valors i si aquests s'ajusten a la cultura de l'empresa.
Per dur a terme aquesta entrevista cal tenir en compte diversos factors:
1. Definir quines són les competències més importants per al lloc. Això hauria d'haver-se fet durant la fase de definició del perfil.
2. Preparar una bateria de preguntes obertes que permetin al candidat explicar com ha actuat davant de situacions concretes. Aquestes preguntes seran les mateixes per a tots els entrevistats, a fi de garantir la major objectivitat possible.
3. Creació d'un ambient relaxat. Les preguntes formulades en una entrevista d'aquest tipus requereixen una resposta extensa i detallada, i és necessari crear un ambient que propiciï la conversa i convidi l'aspirant a parlar i exposar les seves idees sense por.
4. Escolta activa. L'entrevistador ha de prestar la màxima atenció a les respostes del candidat, aprofundint en detalls o aspectes que li permetin avaluar millor les seves competències.
Encara que aquest tipus de proves tenen major objectivitat i permeten conèixer el candidat millor que les entrevistes tradicionals, és necessari que els reclutadors preparin bé les preguntes i aconsegueixin deixar de banda els biaixos subjectius.
Tests psicomètrics per mesurar habilitats blanes
Després de les entrevistes alguns candidats més han quedat descartats, i aquells que arriben gairebé al final del procés de reclutament han demostrat que tenen les habilitats dures i blanes necessàries que es requereixen per al lloc.
El problema és que
mesurar les soft skills o habilitats blanes és
molt complicat sense l'ajuda de proves especialitzades. Per això, en aquest punt es realitzen els
tests psicomètrics.
Són proves que aprofundeixen en la personalitat de l'individu i ens permeten saber si una persona és bona comunicadora, si sap treballar en equip, és empàtica, té dots de lideratge, etc.
En l'actualitat, la tecnologia és la millor aliada per a la realització d'aquest tipus de proves. Gràcies a ella, els candidats poden fer les proves de manera remota, sense necessitat d'un nou desplaçament a l'empresa i aquesta, per la seva banda, rep un informe amb els resultats que facilita la comparació entre uns aspirants i altres.
Un perfil complet i tota la informació per decidir
Realitzades totes les proves, el nombre de candidats que encaixen realment amb el perfil ofertat sol ser bastant baix. Si hem primat l'objectivitat, podem tenir la seguretat que els que han arribat al final de la preselecció són els millors preparats per ocupar el lloc de treball vacant.
En aquest punt la tasca dels tècnics de selecció es dona per finalitzada, perquè la decisió final no la prenen ells, sinó el responsable del departament de Recursos Humans o el responsable del departament on s'integrarà el nou membre de la plantilla.
El que queda per fer és crear un dossier amb la informació dels aspirants, procurant que sigui el més objectiu possible i que aporti totes les dades rellevants. Així, l'encarregat d'escollir entre uns i altres podrà prendre una decisió informada.
Si la feina s'ha fet amb la qualitat esperada, el candidat finalment triat s'adaptarà bé a l'empresa i en poc temps estarà desenvolupant tot el seu potencial productiu.
Queda clar que la preselecció és una etapa fonamental dins del procés de reclutament i selecció de personal. Perquè permet trobar els millors candidats estalviant temps i recursos. A més, una preselecció ben realitzada també influeix de manera molt positiva en l'experiència dels candidats i millora la reputació com a ocupadora de l'organització.
Dissenyar i aplicar una bona preselecció pot ser costós en un primer moment, però acaba generant grans beneficis a llarg termini, per la qual cosa és una bona inversió.
Una preselecció efectiva no només estalvia temps i recursos, sinó que eleva la qualitat del procés i ajuda a construir equips sòlids i alineats amb els valors de l'empresa.