Què serà això de la procrastinació?, dius mentre posposes les teves tasques…Es sol confondre amb la mandra, però no té res a veure. Llavors, què és el que realment volem dir amb el terme procrastinació?: el fet de prendre la decisió de retardar una tasca amb la qual t'has compromès sense -aparentment- cap raó vàlida.
És una decisió que es sol prendre molt ràpid, gairebé automàticament, com un hàbit més, per la qual cosa solem fer-lo sense adonar-nos. És endarrerir treballs per a, en general, fer una cosa més agradable o que ens fa sentir més còmodes. És el que et recomana aquest dimoniet que es recolza en la teva espatlla i t'anima a evitar uns certs quefers que no ens solen venir de gust res. La procrastinació és un comportament bastant típic en la gent, tots l'hem fet. Si t'asseus a treballar sobre alguna cosa i al poc temps estàs ja dempeus prenent-te un cafè, rellegeixes deu vegades els correus però no treballes sobre ells o comences diverses coses alhora però no acabes cap...no estàs sol!
Per què procrastinem?
Segons el cas, pot dependre de nosaltres mateixos o de les tasques que evitem. És important entendre quins motius tenim i quin és el de més pes per a poder donar amb la millor solució i superar la procrastinació.
1. La raó més comuna és que determinades tasques ens resulten pesades, avorrides o, simplement, ens desmotiven fins al punt d'estar contínuament allunyant-nos d'elles.
2. Una altra causa és la desorganització. Tant si es tracta d'una persona o si som un equip, si estem organitzats sempre treballem millor, ja que sempre tindrem diferents tasques amb diferents prioritats en les nostres llistes. Encara que fins i tot sent organitzats, podem sentir-nos aclaparats per unes certes tasques.
3. També pot succeir-nos quan no tenim els recursos o les competències necessàries per a fer aquests treballs.
4. Relacionada amb l'anterior, una causa principal també sol ser la de dependre -entenent-ho com necessitar- d'una altra persona per a prendre decisions. Si no sabem decidir què fer per nosaltres mateixos, postergarem contínuament decisions sobre allò que ens sobrepassa.
5. O potser es tracta de perfeccionisme, si mai ens creiem preparats per a fer unes certes tasques o esperem un moment ideal que tal vegada mai apareix.
Ningú és immune a la tendència a posposar coses, però no és evitable. Des de l'equip d’HRider et proposem aquests senzills passos per a identificar i combatre la procrastinació:
-
Prioritzar
Escriu en una llista les tasques que has de fer i les metes en les quals estàs treballant. Depenent de les teves circumstàncies, pot tractar-se d'una llista diària, setmanal, mensual o fins i tot tenir diverses, una llista per a objectius de més a llarg termini i una altra més immediata.
D'aquesta manera, sempre sabràs per on començar i no et podràs basar en el que tens ganes de fer, sinó que en el que és més urgent i important.
És fonamental que siguis realista en els temps que et marquis, és molt millor que no et precipitis amb una data i que acabis la tasca.
-
Esmicola les tasques
Cada tasca la componen moltes altres. Si es tracta d'una tasca gran i no saps per on començar-la, dividir-la en parts pot fer que et resulti menys aclaparadora. En el cas que sigui un treball més senzill, en veure-la fraccionada, et donarà la sensació que és encara més fàcil i et motivarà per a acabar-la aviat.
-
Identifica les conseqüències
Tant si acabes o no les teves activitats pendents, tindrà conseqüències. Pensa en els efectes negatius que tindria per a tu i per al teu equip el fet que no les finalitzis. El temps que has invertit i el que no has pogut dedicar a altres coses, passen factura en la teva motivació.
-
Crea les teves pròpies recompenses
Poden ser coses tan normals com recompensar-te amb un cafè i unes galetes en acabar tot a temps o pots tirar la casa per la finestra i fer una torre de pancakes en arribar de l'oficina, tot sigui per premiar la bona feina!
-
Coneix les teves tasques
A vegades posterguem activitats perquè pensem que realment no són tan necessàries o senzillament perquè no depenen de nosaltres. El primer que una organització ha de fer és comunicar clarament als seus empleats quines són les seves funcions o què és el que s'espera d'ells. A vegades oblidem el més bàsic en la gestió de persones!
Moltes empreses utilitzen mètodes com l'Avaluació de l'Acompliment o els processos de Feedback 360 amb l'únic objectiu d'establir canals en els quals comunicar a cada empleat cap a on han de dirigir els seus esforços ajudant-los així a centrar-se en el que veritablement importa i evitar-los perdre temps en tasques improductives.
-
Centra't en les teves fortaleses i seràs invencible
Podríem resoldre fàcilment alguns problemes de procrastinació sabent quines són les dificultats de cada empleat, els seus millors i pitjors capacitats i els seus problemes a l'hora de resoldre unes certes tasques. No es tracta només de fer allò que se'ns dona bé, sinó ajudar al fet que tots puguin conèixer-se i saber com donar-nos suport en les nostres fortaleses per a superar uns altres que haguem d'abordar.
Recorda aquesta genial sensació d'acabar amb èxit alguna cosa que pensàvem que no aconseguiríem mai... (i el pastís que ens menjarem per a celebrar-lo!)