En aquests dies d'aïllament, les reunions virtuals són més necessàries que mai. Quan ens reunim en línia amb el nostre equip, el nostre gestor, amb un client o un proveïdor, l'entorn es converteix en part de la nostra marca corporativa i personal i hem de cuidar qualsevol aspecte, des del tècnic fins a l'estètic. El que li va passar a Robert E. Kelly va ser molt divertit, però l'angoixa que va passar no la desitgem a ningú!
A Hrider apostem per la democratització del talent i, per això, sempre hem dut a terme una metodologia en línia que ens permet estar presents en qualsevol lloc del món. Portem a terme desenes de reunions al llarg del dia a través de videoconferència i per això volem compartir alguns consells pràctics sobre com pots dur a terme les teves reunions virtuals d'una manera professional i eficaç.
Preparats? Llums, càmera, acció!
Abans de la reunió:
1. Treballa des d'una habitació tranquil·la amb un fons neutre.
Sembla òbvi, però has de assegurar-te que en aquest espai només estaràs tu i que, si vius amb més gent, tots sapiguen que durant determinades hores ningú pot entrar. Si l'espai té catifa, millor que millor per evitar l'eco, els problemes amb l'àudio en una reunió són terrorífics!
A més, qualsevol cosa al fons de la teva imatge pot ser una distracció i fer que es perdi el contingut del que estàs dient. Les plantes o prestatgeries amb llibres poden aportar un aspecte professional i no seran un problema, però un fons de color neutre és garantia d'èxit. Aquella foto de quan eres petit és molt entranyable, però diguem que no funcionarà.
2. Cerca l'eina que millor s'adapti a les teves reunions.
Cada vegada hi ha més eines per fer videoconferències de manera àgil, fins i tot algunes no requereixen instal·lació i amb només un enllaç podràs connectar-te amb qui vulguis. Algunes tenen versió gratuïta o de pagament amb funcionalitats extra. Cerca i prova la que millor et convingui segons les teves necessitats i té en compte la usabilitat per a tu i per a les persones amb les quals hauràs de connectar-te. Aquestes són algunes de les més populars:
3. Configuració tècnica.
Comprova la càmera i l'àudio des del programa des del qual faràs la videoconferència. Et recomanem que utilitzis auriculars amb micròfon perquè escoltis i et escoltin bé.
Ajusta la càmera (o la pantalla del portàtil) perquè la teva imatge es vegi bé i no et talli la cara. Sempre és preferible connectar des de l'ordinador/portàtil. La càmera del telèfon mòbil utilitza-la només en les reunions amb els teus amics per suportar el confinament, per a una reunió professional queda molt cutre!
4. Planifica.
Com en una reunió presencial, és important tenir un pla prèviament perquè tots els assistents coneguin què es tractarà:
> Envia una invitació al calendari de tots els participants perquè puguin confirmar la seva assistència i que no obliden que tenen una trobada amb tu. Els ajudarà a organitzar-se.
> Comparteix els objectius de la reunió amb els assistents, els aspectes que es tractaran, així com qualsevol document que pugui resultar d'interès. És important que tots vagin amb les expectatives clares i puguin preparar les seves aportacions o consultes.
Durant la reunió:
5. Crea vincles.
Si sou dues persones i és la primera vegada que parleu: presenta't; si ja us coneixeu: mantén una breu conversa per interessar-te com està el teu interlocutor abans d'entrar en matèria. Si sou més de dues persones, procura presentar-los a tots i genera espai per a una conversa informal que faci que es sentin còmodes entre ells i que la reunió pugui fluir amb més dinamisme.
6. Mira a càmera.
En la mesura del possible, la càmera ha d'estar habilitada. Que els teus interlocutors et puguin veure és bàsic per transmetre confiança i professionalitat. A més, és molt important per veure expressions facials i saber per on portar la reunió.
No miris a la pantalla ni a la teva pròpia imatge, parla mirant a càmera, tu pots! :)
7. Dóna a cada persona l'oportunitat de parlar.
Encara que no et surtis del tema, estructura la reunió de manera que hi hagi marge d'interacció per fer preguntes, proporcionar informació, compartir la seva opinió, etc.
Podríem incloure un 8è consell, però segur que en aquest ja has pensat: no facis les teves reunions en pijama!
Si cuidem la nostra marca personal en cada detall, com anàvem a descuidar el nostre aspecte. Fassis reunions o no, sempre que teletraguis és important mantenir una rutina separant l'entorn individual del context professional.
Ara que el teletreball és una necessitat i a mesura que les organitzacions comprovin la seva efectivitat, una gran part de la força laboral passarà a ser remota durant els propers anys. No importa en quin sector treballes o la mida de la teva organització, les reunions ens permeten agilitzar la nostra activitat, estalviar-nos desplaçaments i despeses innecessàries mantenint el contacte humà. Avui en dia, a més, ens ajudaran a cuidar la nostra salut i la dels altres.