És possible fer més fent menys? Encara que a molts ens costa creure-ho perquè el nostre dia a dia s'assembla a una carrera d'obstacles a contrarellotge, a vegades no es tracta d'afegir més tasques a un temps ja de per si limitat, sinó de distribuir les que ja fem d'una manera diferent.
Avui us parlarem del “Time Theming” o la Distribució del Temps per Temàtiques o Temes. Un tema és un enfocament general que proporciona un marc perquè el nostre cervell organitzi tasques i prioritats.
De la mateixa manera que utilitzem uns certs mesos a l'any per a associar-los a temàtiques com a vacances o trobades nadalenques, pots planificar per endavant quin tipus d'activitats faràs en un període, pots triar: dies, setmanes, mesos o fins i tot hores en les quals centraràs unes certes tasques.
Potser has llegit algun article sobre com els empleats de Google creen una estructura per a la seva setmana creant un tema per a cada dia. Per exemple, si per a tu el dilluns és un dia de baixa energia, hauràs de planificar-te tasques menys energètiques. En canvi, si els dilluns surts per totes, dedica'ls a tasques relacionades amb la creativitat i deixa la paperassa per als dimarts.
El temps que dediquem a cadascuna de les nostres responsabilitats funciona de manera similar. Segons aquesta tècnica de la qual avui parlem, hauràs de tenir en compte què necessita o què és contraproduent per a cada tipus d'activitat.
Els professionals que s'organitzen el seu horari per temàtiques asseguren que és una manera magnífica d'evitar el superflu i d'anar-te a dormir amb el cap buidat.
Steve Jobs (Apple, Pixar) va ser llegendari pel seu horari consistent en el qual tenia clarament distribuït el seu treball per temàtiques. Els dilluns per a reunions d'equip, els dimecres per a publicitat i màrqueting. La majoria de les tardes les dedicava a aspectes específics de disseny al costat de Jony Ive (responsable de la majoria dels productes Apple que tots coneixem).
Jack Dorsey ha confessat que no seria capaç de dirigir Twitter i Four Square sense aquesta tècnica.
Aconseguir fer-ho requereix disciplina. No és una cosa que s'aconsegueixi de la nit al dia, però si estàs llest per a començar a fer més amb menys, aquesta és la manera de començar amb la tematització del temps:
1. Bloqueja el teu temps:
L'única cosa que t'impedeix fer coses és la mala gestió del temps. I això ve del desig de fer massa. Assumeix que no totes les tasques tenen el mateix pes o importància i posa focus. Si no ho fas, acabaràs repartint tasques una vegada i una altra sense acabar-les.
2. Acaba amb les activitats que no aporten:
Esbrina què és el més important per a tu, per al teu equip o per a l'organització i aprèn a dir que no a altres coses (o almenys "no ara") per a assegurar-te que tens suficient temps per a totes aquestes tasques prioritàries.
És possible que hagis d'analitzar les teves tasques prèviament. Obtingues Feedback dels teus companys de treball o del teu Cap per a esbrinar quins de les teves tasques consideren que són més importants. Avaluar quines tasques tenen més pes t'ajudarà a decidir en què treballar primer.
3. Dedica un dia a reunions:
O centra-les sempre en el moment del dia on tinguin més sentit. I per descomptat, posa normes perquè no s'eternitzin. Es poden explicar moltes coses en 10 minuts. I si apliquéssim la tècnica de l’“elevator pitch” a les reunions en l'oficina? Segur que aprofitaríem millor el nostre temps.
De la mateixa manera, si les teves reunions són amb clients, dedica la teva preparació, energia i atenció a aquesta activitat sense distraccions en l'oficina.
4. Dedica un dia sense reunions:
Un dels “assassins” de la productivitat és la reunionitis o els moments en els quals passem el temps conversant sense més. La relació entre companys és estupenda, però a vegades necessitem espais de silenci per a atendre la nostra activitat. Organitza't per a tenir dies sense reunions i espais de temps “només per a tu”.
Hi ha altres moments per a socialitzar com l'esmorzar o un cocktail afterwork.
5. Troba un Tema principal per a cada dia.
És una bona idea visualitzar a quines tasques dedicaràs la teva atenció i percebre el teu dia com una cosa tangible. Com un conjunt de blocs de temps que han d'omplir-se. Tingues clar quines tasques realitzaràs i quan.
6. Utilitza eines digitals.
Busca solucions concretes per a tasques específiques. Deixa que la tecnologia t'estalviï temps que dedicaries a tasques burocràtiques i concentra't a analitzar la informació per a poder prendre decisions i avançar en les fites als quals t'hagis compromès. La Transformació Digital és aquí per a ajudar-nos!
Finalment, abans d'abandonar el treball, anota tres metes per a complir demà. D'aquesta manera, ja sabràs en què necessitaràs treballar i podràs desconnectar per a gaudir dels temes de la teva vida personal.
No oblidem mai la diferència entre treballar de manera intel·ligent i treballar intensament.
--------------------------------------------
Ajuda al teu equip a desenvolupar les seves competències organitzatives, de comunicació o de gestió del temps a través dels processos d'avaluació de l'acompliment i dona'ls feedback de manera continuada per a entrenar el seu talent.
Amb Hrider, equips de qualsevol grandària enforteixen els seus coneixements i aconsegueixen entorns de treball més competitius i eficients!