Durante los últimos seis meses los Recursos Humanos han tenido que enfrentar varios desafíos sin precedentes debido al impacto de la Covid-19.  Un reciente estudio de Personio, software de RRHH todo en uno para pequeñas y medianas empresas, ha analizado cómo los líderes de RRHH han respondido a la pandemia, cuáles serán los principales problemas que ha enfrentado y qué papel juega en la recuperación de la compañía.

Quizás el hallazgo más importante es que no todas las empresas han sufrido por igual. Existe diferencia entre las empresas que han sabido surfear la crisis y las que no. Entonces, ¿cuál ha sido el arma secreta de estos responsables de RR.HH. a la hora de responder a los retos de la pandemia?

Los datos hablan por sí solos: en las organizaciones donde todos los procesos de RR.HH. ya estaban digitalizados, el 63% de los managers calificaron la respuesta RR.HH. como muy buena.

Esto demuestra que tener un sistema digitalizado ha sido la clave para marcar esta gran diferencia en épocas de crisis. Además, han aprendido que RR.HH. será crucial en la recuperación de las compañías, en especial en las áreas de salud mental/bienestar de los empleados (45%) y la aplicación de nuevas iniciativas de trabajo (37%). La labor de RR.HH. en este contexto es poder apoyar a sus empleados y garantizarles bienestar y salud en el ámbito laboral. ¿Cómo? Manteniendo la motivación y la productividad.

Cómo mantener la motivación y la productividad a distancia

Las empresas rápidamente han tenido que lidiar con cómo sobrevivir la crisis financieramente y cómo proteger a sus empleados. La tarea no ha sido fácil: han tenido que ingeniar formas de mantener a su personal motivado mientras trabaja desde casa.

Hay muchas iniciativas que puedes intentar para mejorar el ambiente de trabajo y mantener la productividad. Aquí algunas:

  • Divide las metas ambiciosas en pequeños pedazos más digeribles. Así los empleados sentirán el progreso conseguido con su trabajo.
     
  • Da recompensas. No tienen que ser monetarias, puede bastar con el reconocimiento público dentro de la compañía o en tus redes sociales. Lo importante es celebrar los logros y las buenas ideas.
     
  • Haz reuniones sociales online. Aunque no sustituye del todo los café en la oficina, pueden ayudar a mantener el ánimo.
     
  • Sé positivo. La incertidumbre es el enemigo de la motivación. Si comunicas correctamente lo que sí sabes de cara al futuro a corto, mediano y largo plazo ayudarás a reducir la incertidumbre de tus empleados. Incluso mejor si te enfocas en las metas que sí están al alcance.

Pero, ¿cómo saber cuáles iniciativas tienes que desarrollar? Simple: pregúntales. Basta con ejecutar encuestas de clima laboral a tus empleados y conocer qué les preocupa, qué problemas tienen trabajando desde casa y qué esperan de la empresa. Es muy fácil si cuentas con una herramienta de encuestas de clima como la de HRider, que puede recoger la información de tu base de datos de empleados y ejecutar las encuestas a tus empleados,  trabajen desde donde trabajen. ¡Tendrás en tiempo real la información que necesites para actuar!

De la mano con la motivación está la productividad. Es recomendable medir el rendimiento del personal para poder responder con mayor rapidez al deterioro de la productividad. Para lograrlo en un entorno de teletrabajo, lo ideal es implantar un sistema de evaluación por objetivos que ofrezca a los empleados la posibilidad de conciliar a la vez que apoya los resultados de la empresa.

Cómo enfrentar la falta de tiempo

Con tanto por hacer no es sorprendente que, según la encuesta de Personio, 52% de los líderes de RRHH decían no tener tiempo o recursos para enfrentar las verdaderas tareas estratégicas del departamento o que tenían demasiado trabajo administrativo.

Entonces, ¿cómo implementar estas medidas si no alcanza el tiempo? Los datos respaldan el testimonio de la encuesta, pues los empleados de este departamento invierten un 42% de su tiempo en tareas administrativas que se podrían invertir en desarrollar planes de motivación del empleado.

Por otro lado, durante la pandemia, el 71% de los profesionales de RR.HH. han luchado con escaso acceso a los datos de las personas. ¿cómo ejecutar encuestas de clima si no tengo una base de datos de empleados actualizada y confiable? ¿Cómo saber si mi personal está saludable, si no puedo medir el absentismo por enfermedad? ¿Cómo puedo saber si están siendo productivos?

Ante este escenario, tener digitalizados todos los procesos de recursos humanos es indispensable para poder implementar políticas de recursos humanos frente a la pandemia. Ese es el arma secreta de Recursos Humanos. Es liberarse de las interminables horas rellenando hojas de cálculo de Excel que nunca están del todo actualizadas y automatizar procesos importantes pero que no aportan ningún valor a tu gestión de talento: firmar documentos, cálculo de ausencias, control horario, incidencias de nómina y un largo etcétera.

Personio, empresa de software de Recursos Humanos para pymes de referencia en Europa, ha calculado que sus clientes han podido ser entre un 20% y un 30% más eficientes, estandarizando, digitalizando y automatizando flujos de trabajo. Parte de esa eficiencia pasa también por lograr integraciones eficientes entre distintos sistemas especializados, como la que tienen Personio y HRider para las evaluaciones de desempeño y feedback 360º.

Las empresas deben actuar ahora para permitir la plena función de los RR.HH. de forma eficaz y estratégica, ya que los equipos de RR.HH. serán fundamentales para apoyar el regreso a la oficina y ayudar a sus organizaciones a navegar el período de recuperación. A su vez, los líderes de este sector tienen una oportunidad única de mostrar la importancia de su trabajo y guiar a su empresa en períodos de transformación para mantener el equipo productivo, conectado y cercano.

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