Employee Journey Map: qué es, por qué lo necesitas y cómo crearlo

¿Recuerdas el quinto día en tu trabajo? ¿No? Vaya. ¿Recuerdas el primer día? ¿Y tu primer ascenso? Claro que sí. Todos identificamos los momentos clave en nuestra vida laboral y hoy queremos hablar de la importancia de que la empresa también los identifique y se anticipe a ellos. 

 

La experiencia del empleado impacta en su desempeño y en los resultados de su organización, esto no es nada nuevo. Sin embargo, es necesario saber que la experiencia de un empleado en la empresa va más allá del onboarding. El employee journey recibe cada vez más atención por parte de los responsables de recursos humanos, ¡y no nos extraña nada! Si de verdad queremos que el employee experience deslumbre y genere compromiso, motivación y muchas ganas de quedarse, debemos diseñar un Employee Journey Map. 

 

 

El employee journey es el tiempo que un empleado pasa en una empresa y describe el ciclo que recorre en ella con todos sus hitos: desde el proceso de selección hasta su salida. El employee journey o el viaje del empleado consta de todos los hechos importantes por los que pasan los empleados en una organización. El objetivo principal es reconocer y comprender cuáles son los momentos más importantes para los empleados durante su vida laboral. El employee journey ayuda a las empresas a comprender los componentes que tienen un impacto positivo en la motivación y el compromiso de los empleados en el lugar de trabajo.

 

 

El employee journey map es una representación visual de la trayectoria del empleado a medida que avanza en la organización. Este mapa facilita a las organizaciones el identificar roles, funciones y momentos cruciales que serán importantes a medida que mapean los diversos pasos y estados emocionales que los empleados pueden experimentar durante las interacciones con la empresa.

 

Crear un mapa de este viaje del empleado, nos ayudará a garantizar que las personas de la organización tengan experiencias positivas desde el primer encuentro con la empresa en adelante.

 

 

Los empleados que se sienten comprometidos con su trabajo son mucho más productivos y es más fácil que se queden. Por supuesto, será más fácil que se queden los empleados que son felices en sus trabajos. Un employee journey bien diseñado nos ayudará a involucrar a cada unos de los empleados y facilitará que cuenten con la información y los recursos sobre sus roles, responsabilidades y oportunidades de promoción interna.

 

 

Aunque cada organización debe tener su propio mapa del viaje de un empleado según sus objetivos y estrategias, estas son las fases que cualquier employee journey map debe tener:

 

 

A continuación, se presenta un análisis detallado de diversas herramientas y procesos fundamentales en la gestión del talento y el desarrollo organizacional, expandiendo la información de cada uno:

 

1. Onboarding: Este es un proceso estructurado y fundamental para la integración efectiva de un nuevo empleado, diseñado para que se sienta bienvenido, preparado y alineado con la empresa desde el inicio. Incluye la formación técnica específica para su puesto y sobre herramientas internas, así como la transmisión clara de las políticas, procedimientos, normativas y el código de conducta de la compañía. Además, se facilita su inmersión en la cultura organizacional, comprendiendo sus valores, misión y visión, a menudo mediante la presentación a equipos y la asignación de un mentor. Es crucial comunicar claramente los objetivos de su rol, cómo se medirá su desempeño y las expectativas a corto y medio plazo, todo ello con el fin de acelerar su productividad, mejorar la retención y fomentar un mayor compromiso.

 

2. Periodo de Prueba: Este mecanismo formal de seguimiento y valoración se aplica durante los primeros meses contractuales del nuevo empleado para tomar una decisión informada sobre su continuidad. Durante este tiempo, se mide su rendimiento observando si alcanza los objetivos iniciales, demuestra las competencias técnicas requeridas y la calidad de su trabajo, a través de hitos y revisiones periódicas. También se evalúa su adecuación general para el puesto, considerando su capacidad de aprendizaje, proactividad y eficiencia, así como su adaptación a la cultura de la empresa, valorando su interacción con compañeros y superiores, la sintonía con los valores corporativos y su encaje en el ambiente laboral. El feedback constante es esencial durante esta etapa.

 

3. Evaluación del Desempeño: Consiste en una medición sistemática y periódica del rendimiento individual de cada empleado y su contribución global a los objetivos de la organización, aplicándose a toda la plantilla más allá del periodo inicial. Se analizan el cumplimiento de metas, la calidad del trabajo, la eficiencia, la iniciativa y las competencias demostradas en su puesto, así como el impacto de su labor en los resultados del equipo y de la empresa, su colaboración interdepartamental y su alineación con la estrategia general. Este proceso, que suele culminar en una conversación formal con el responsable directo, es clave para identificar fortalezas, áreas de mejora y fundamentar planes de desarrollo, reconocimientos o promociones.

 

4. Potencial: Este proceso se enfoca en reconocer las capacidades, habilidades y la predisposición de los empleados para asumir roles de mayor responsabilidad, complejidad o liderazgo en el futuro. Se evalúan competencias clave como el liderazgo, la visión estratégica, la agilidad de aprendizaje, la resolución de problemas complejos y la inteligencia emocional, utilizando herramientas como evaluaciones de desarrollo, assessment centers o la matriz 9-Box. Una vez identificado el potencial, se diseñan planes de desarrollo individualizados, que pueden incluir mentorización, coaching o asignación a proyectos estratégicos, con el fin de nutrir el talento interno para la planificación de la sucesión y la mejora continua del rendimiento.

 

5. Clima y Cultura: Este diagnóstico permite conocer la salud del ambiente laboral (clima) y entender los valores, creencias y comportamientos compartidos (cultura) dentro de la empresa. El análisis de clima mide la percepción y satisfacción de los empleados respecto a su entorno, evaluando la comunicación, el liderazgo, el reconocimiento, la carga de trabajo y las relaciones interpersonales. El estudio de la cultura profundiza en los elementos más arraigados como los valores fundamentales, las normas y la coherencia entre el discurso y la práctica. Ambos análisis, realizados a través de encuestas, entrevistas o focus groups, son vitales para tomar decisiones estratégicas, mejorar la satisfacción y la productividad, y alinear las dinámicas internas con los objetivos de la empresa.

 

6. Feedback 360º: Esta herramienta de evaluación integral recopila percepciones sobre el desempeño y las competencias de un empleado desde múltiples perspectivas, incluyendo la autoevaluación, la de su superior directo, pares, subordinados (si los tiene) e incluso clientes. Proporciona una visión holística y más objetiva que las evaluaciones tradicionales, ayudando a identificar puntos ciegos y fortalezas desde diferentes ángulos. Su principal utilidad es el desarrollo profesional, permitiendo al empleado entender cómo es percibido su comportamiento y su impacto, para así elaborar planes de acción enfocados en mejorar habilidades interpersonales o de liderazgo, garantizando el anonimato de los evaluadores para obtener respuestas honestas.

 

7. eNPS:  El eNPS es una métrica sencilla pero poderosa diseñada para medir la lealtad y el grado de compromiso de los empleados, preguntándoles cuán probable es que recomienden su empresa como un lugar para trabajar a amigos o familiares, generalmente en una escala de 0 a 10. Según sus respuestas, los empleados se clasifican en Promotores (9-10), Pasivos (7-8) y Detractores (0-6), calculándose el eNPS restando el porcentaje de Detractores del porcentaje de Promotores. Este indicador proporciona una instantánea rápida del sentimiento general de la plantilla, sirve como termómetro de la satisfacción y ayuda a las organizaciones a identificar tendencias a lo largo del tiempo, evaluar el impacto de las iniciativas de RRHH y tomar medidas para mejorar la experiencia del empleado.

 

8. Desarrollo y Promoción: Este enfoque estratégico utiliza la Matriz 9-BOX, una herramienta que cruza el desempeño actual de un empleado con su potencial de crecimiento futuro, clasificándolos en nueve cuadrantes distintos. Esta clasificación permite a la organización identificar de manera visual a los "altos potenciales" que deben ser nutridos para roles de liderazgo, a los empleados con desempeño sólido que son clave en sus roles actuales, y a aquellos que podrían necesitar planes de desarrollo específicos, reorientación o incluso desvinculación. Facilita la toma de decisiones objetivas sobre inversiones en formación, planes de sucesión y movimientos de promoción interna, asegurando que se desarrollan y retienen los talentos adecuados.

 

10. Formación: Este es un ciclo continuo que busca identificar oportunidades de mejora en los procesos de capacitación y asegurar que estén alineados tanto con los objetivos estratégicos de la organización como con las necesidades de desarrollo de los empleados. Implica evaluar la efectividad de los programas de formación existentes, detectar nuevas necesidades de aprendizaje (técnicas, blandas, de liderazgo) a nivel individual, de equipo u organizacional, y recoger las aspiraciones y preferencias de formación de los propios empleados. El objetivo es fomentar una cultura de aprendizaje continuo y garantizar que la inversión en formación sea relevante, impactante y contribuya al crecimiento de las personas y de la empresa.

 

11. Evaluación de Riesgos Psicosociales: Este proceso se centra en identificar, analizar y prevenir aquellos factores presentes en el entorno de trabajo que pueden causar estrés, malestar psicológico o afectar negativamente la salud mental y física de los empleados. Se evalúan aspectos como la carga de trabajo excesiva, la falta de control sobre las tareas, el apoyo social deficiente por parte de compañeros o superiores, el acoso laboral, la inseguridad contractual o la falta de claridad en el rol. Realizar esta evaluación proporciona la claridad necesaria para implementar medidas preventivas y correctivas, optimizar el clima laboral, proteger al equipo, reducir el absentismo, aumentar la productividad y cumplir con la normativa legal vigente en materia de salud ocupacional.

 

12. Concienciación: Estas iniciativas permiten a la compañía lanzar y medir la efectividad de programas destinados a educar y sensibilizar a los empleados sobre materias cruciales que afectan a la organización. Los temas pueden ser variados, como la seguridad digital, la prevención de riesgos laborales, la ética empresarial, la diversidad e inclusión, nuevas políticas internas o la protección de datos. El objetivo es verificar y fomentar el entendimiento de esta información crítica, asegurando que es recibida, comprendida e idealmente interiorizada, lo cual puede medirse a través de evaluaciones o cuestionarios antes y después de las campañas para valorar el incremento en el nivel de conocimiento y la adopción de comportamientos deseados.

 

13. Movilidad: Consiste en identificar y facilitar oportunidades para que los empleados cambien de rol, departamento o incluso de ubicación geográfica dentro de la misma empresa. Esta práctica beneficia tanto al empleado, ofreciéndole nuevas vías de desarrollo de carrera, adquisición de nuevas habilidades y experiencias, como a la organización, al permitirle retener el talento, cubrir vacantes con personal que ya conoce la cultura, fomentar la transferencia de conocimiento entre áreas y aumentar la flexibilidad y adaptabilidad de su fuerza laboral. Para ello, es necesario un proceso transparente que incluya la comunicación de vacantes internas, la identificación de empleados con potencial e interés, y el apoyo en los procesos de transición.

 

14. Offboarding: Se refiere a la gestión estructurada y profesional de la salida de un empleado de la compañía, independientemente del motivo. Un buen proceso de offboarding busca obtener feedback valioso sobre la experiencia del empleado a través de entrevistas de salida, lo cual puede revelar áreas de mejora en procesos internos, liderazgo o cultura. Además, asegura una transferencia de conocimiento efectiva de sus responsabilidades, gestiona adecuadamente todos los aspectos administrativos y legales de la salida, y busca mantener una relación positiva con el ex-empleado, quien puede convertirse en un embajador de la marca o incluso ser recontratado en el futuro. Este proceso es crucial para identificar patrones y causas de la rotación y, como consecuencia, implementar estrategias para reducirla.

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