¿Es posible hacer más haciendo menos? Aunque a muchos nos cuesta creerlo porque nuestro día a día se parece a una carrera de obstáculos a contrarreloj, a veces no se trata de añadir más tareas a un tiempo ya de por si limitado, sino de distribuir las que ya hacemos de una manera diferente.
Hoy os vamos a hablar del “Time Theming” o la Distribución del Tiempo por Temáticas o Temas. Un tema es un enfoque general que proporciona un marco para que nuestro cerebro organice tareas y prioridades.
Del mismo modo que utilizamos ciertos meses al año para asociarlos a temáticas como vacaciones o encuentros navideños, puedes planificar de antemano qué tipo de actividades harás en un período, puedes elegir: días, semanas, meses o incluso horas en las que centrarás ciertas tareas.
Quizás hayas leído algún artículo sobre cómo los empleados de Google crean una estructura para su semana creando un tema para cada día. Por ejemplo, si para ti el lunes es un día de baja energía, deberás planificarte tareas menos energéticas. En cambio, si los lunes sales a por todas, dedícalos a tareas relacionadas con la creatividad y deja el papeleo para los martes.
El tiempo que dedicamos a cada una de nuestras responsabilidades funciona de manera similar. Según esta técnica de la que hoy hablamos, deberás tener en cuenta qué necesita o qué es contraproduente para cada tipo de actividad.
Los profesionales que se organizan su horario por temáticas aseguran que es una manera magnífica de evitar lo superfluo y de irte a dormir con la cabeza despejada.
Steve Jobs (Apple, Pixar) fue legendario por su horario consistente en el que tenía claramente distribuido su trabajo por temáticas. Los lunes para reuniones de equipo, los miércoles para publicidad y marketing. La mayoría de las tardes las dedicaba a aspectos específicos de diseño junto a Jony Ive (responsable de la mayoría de los productos Apple que todos conocemos).
Jack Dorsey ha confesado que no sería capaz de dirigir Twitter y Four Square sin esta técnica.
Lograr hacerlo requiere disciplina. No es algo que se consiga de la noche a la mañana, pero si estás listo para comenzar a hacer más con menos, ésta es la manera de comenzar con la tematización del tiempo:
1. Bloquea tu tiempo:
Lo único que te impide hacer cosas es la mala gestión del tiempo. Y eso viene del deseo de hacer demasiado. Asume que no todas las tareas tienen el mismo peso o importancia y pon foco. Si no lo haces, acabarás repartiendo tareas una y otra vez sin acabarlas.
2. Acaba con las actividades que no aportan:
Averigua qué es lo más importante para ti, para tu equipo o para la organización y aprende a decir que no a otras cosas (o al menos "no ahora") para asegurarte de que tienes suficiente tiempo para todas esas tareas prioritarias.
Es posible que tengas que analizar tus tareas previamente. Obtén Feedback de tus compañeros de trabajo o de tu Jefe para averiguar cuáles de tus tareas consideran que son más importantes. Evaluar qué tareas tienen más peso te ayudará a decidir en qué trabajar primero.
3. Dedica un día a reuniones:
O céntralas siempre en el momento del día donde tengan más sentido. Y por supuesto, pon normas para que no se eternicen. Se pueden explicar muchas cosas en 10 minutos. ¿Y si aplicásemos la técnica del “elevator pitch” a las reuniones en la oficina? Seguro que aprovecharíamos mejor nuestro tiempo.
Del mismo modo, si tus reuniones son con clientes, dedica tu preparación, energía y atención a esa actividad sin distracciones en la oficina.
4. Dedica un día sin reuniones:
Uno de los “asesinos” de la productividad es la reunionitis o los momentos en los que pasamos el tiempo conversando sin más. La relación entre compañeros es estupenda, pero a veces necesitamos espacios de silencio para atender nuestra actividad. Organízate para tener días sin reuniones y espacios de tiempo “solo para ti”.
Hay otros momentos para socializar como el almuerzo o un cocktail afterwork.
5. Encuentra un Tema principal para cada día.
Es una buena idea visualizar a qué tareas dedicarás tu atención y percibir tu día como algo tangible. Como un conjunto de bloques de tiempo que deben llenarse. Ten claro qué tareas vas a realizar y cuándo.
6. Utiliza herramientas digitales.
Busca soluciones concretas para tareas específicas. Deja que la tecnología te ahorre tiempo que dedicarías a tareas burocráticas y concéntrate en analizar la información para poder tomar decisiones y avanzar en los hitos a los que te hayas comprometido. ¡La Transformación Digital está aquí para ayudarnos!
Por último, antes de abandonar el trabajo, anota tres metas para cumplir mañana. De esa manera, ya sabrás en qué necesitarás trabajar y podrás desconectar para disfrutar de los temas de tu vida personal.
No olvidemos nunca la diferencia entre trabajar de manera inteligente y trabajar duro.
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