¿Qué es el Onboarding?
Según IPADE Business School, "es una práctica que busca acelerar la incorporación del capital humano a la empresa". Lo que busca esta práctica es ayudar a los nuevos empleados a que se incorporen y se adapten a la cultura de la compañía de manera rápida. Asimismo, que socialicen y sean aceptados por los miembros que ya son parte de la empresa.
Muchas de estas tácticas de socialización en el entorno organizacional fueron analizadas y estructuradas por Van Maanen y Schein (1979) y, con el tiempo, han ido dando paso a tendencias tan actuales como el Employee Journey, importada del marketing, y que permite vertebrar un mapa con las fases en el trayecto del empleado desde su primera toma de contacto con la empresa hasta su último día en la misma.
Muchas de estas tácticas de socialización en el entorno organizacional fueron analizadas y estructuradas por Van Maanen y Schein (1979) y, con el tiempo, han ido dando paso a tendencias tan actuales como el Employee Journey, importada del marketing, y que permite vertebrar un mapa con las fases en el trayecto del empleado desde su primera toma de contacto con la empresa hasta su último día en la misma.
Hacer uso de este tipo de acciones, representa beneficios tanto para quienes ingresan como para la empresa, algunas ventajas que se han evidenciado son:
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Sensación de satisfacción personal.
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Alto nivel de compromiso.
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Desarrollar un sentido de pertenencia.
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Mejor desempeño en su futuro rol.
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Resultados visibles: mayor productividad.
Objetivos del Onboarding
El proceso de Onboarding tiene varios objetivos principales que contribuyen a la integración exitosa de un nuevo empleado en la empresa. Estos objetivos incluyen:
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Facilitar la adaptación: Ayudar al nuevo empleado a familiarizarse con la empresa, su cultura, su estructura organizativa, sus políticas y sus procedimientos.
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Acelerar la productividad: Proporcionar al nuevo empleado las herramientas, la capacitación y la información necesarias para que pueda comenzar a contribuir de manera efectiva lo más rápido posible.
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Fomentar la retención: Ayudar al nuevo empleado a sentirse bienvenido y valorado desde el principio, lo que aumenta la probabilidad de que decida quedarse en la empresa a largo plazo.
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Promover la satisfacción laboral: Garantizar que el nuevo empleado se sienta cómodo, seguro y apoyado en su nuevo entorno de trabajo.
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Establecer relaciones: Facilitar la creación de relaciones positivas y colaborativas entre el nuevo empleado, su equipo y otros miembros de la empresa.
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Clarificar expectativas: Asegurarse de que el nuevo empleado comprenda claramente sus responsabilidades, metas y expectativas de rendimiento.
En resumen, el objetivo principal del proceso de Onboarding es garantizar una transición fluida y exitosa para el nuevo empleado, permitiéndole integrarse rápidamente en la empresa y comenzar a contribuir de manera efectiva lo antes posible.
¿Cómo podemos aplicar procesos de Onboarding exitosos?
Para llevar a cabo esta estrategia, debemos primero crear un plan de acción que cubra las experiencias previas al ingreso del colaborador, desde aspectos operativos y prácticos como la
lectura y firma del contrato o entrega de
materiales de trabajo (equipos informáticos, artículos de papelería, etc), pasando por el
acompañamiento del primer día, hasta aspectos aspiracionales a largo plazo como la
creación de sentido de pertenencia,
involucrar a la persona en la misión y visión organizacionales, hasta el desarrollo de cuestionarios de satisfacción del propio proceso de acogida para posterior análisis y mejora de la estrategia aplicada.
Y con el fin de hacer esto realidad debemos ser especialmente cuidadosos en dos partes del plan:
La primera es que debemos asegurarnos de
sembrar en el nuevo colaborador el sentido de pertenencia, y ésto lo podemos lograr con actos tan simples como: un
kit de bienvenida con materiales corporativos, asignarle un padrino/mentor que le acompañe y entrene en sus nuevas funciones, invitarle a reuniones y tomar en cuenta su opinión, abrir espacios de contacto no relacionados con lo laboral, entre otros. Todo lo anterior permitirá que el colaborador desarrolle engagement e invierta de forma voluntaria su energía, pasión y disposición en llevar a cabo sus funciones de la mejor forma.
La segunda parte en la que debemos ser cuidadosos es en
el feedback que podemos recibir de estos nuevos participantes de la organización. Es aquí donde herramientas como las
encuestas personales son un aliado para ti, pues hay que aprovechar que el nuevo miembro del equipo viene con nuevas ideas para que las comparta antes de que se adapte completamente y olvide darnos esa "visión fresca" de los primeros días. Además, a las personas les gustará sentir que su opinión nos importa y es tenida en cuenta.
Además, es importante velar por el seguimiento de su período de aprendizaje durante los primeros meses. Para ello, podemos contar con autoevaluaciones, así como evaluaciones por parte de sus Responsables directos o colaboradores más cercanos. Así, el empleado tendrá la posibilidad de demostrar qué tanto conoce y ha aprendido de la organización, sus valores, su misión. También podrá poner en valor sus fortalezas, el rol que desempeñará de ahora en adelante, quienes son sus compañeros e incluso podrá manifestar cuál es su deseo a futuro dentro de la organización.
Tener esta información ayudará a dirigir mejor el foco y esfuerzos de la persona, así como para confirmar si efectivamente incorporamos al equipo a la persona adecuada.
También es preciso recalcar que no solo es importante lanzar encuestas, sino el análisis posterior, que es de gran importancia para tomar decisiones que le permitan a las áreas de recursos humanos, una gestión 360º del talento humano y en especial de la retención y desarrollo del mismo.
Cómo diseñar un plan de Onboarding
1. Planificación
Define claramente los objetivos del Onboarding. Diseña un plan detallado que abarque desde la bienvenida inicial hasta la integración completa en el equipo. Establece un calendario con las tareas y actividades que el nuevo empleado realizará durante las primeras semanas o meses.
2. Personalización
Adapta el proceso de Onboarding a las necesidades específicas de cada puesto y de cada empleado. Proporciona información relevante sobre la empresa, su cultura, valores, historia y estructura organizativa. Asigna un mentor o colega que pueda guiar al nuevo empleado durante sus primeras semanas en la empresa.
3. Comunicación efectiva
Mantén una comunicación clara y abierta con el nuevo empleado desde el momento en que acepta la oferta de trabajo. Proporciona toda la información necesaria antes del primer día, como la ubicación de la oficina, el horario de trabajo, etc. Establece reuniones regulares para revisar el progreso del nuevo empleado y responder a cualquier pregunta o inquietud que pueda tener.
4. Capacitación y desarrollo
Proporciona capacitación en las herramientas, procesos y procedimientos necesarios para que el nuevo empleado pueda realizar su trabajo de manera efectiva. Ofrece oportunidades de desarrollo profesional y crecimiento dentro de la empresa.
5. Feedback y seguimiento
Proporciona feedback regular sobre el desempeño del nuevo empleado. Establece reuniones periódicas para revisar el progreso del nuevo empleado y abordar cualquier problema o inquietud que pueda surgir.
6. Evaluación y mejora continua
Evalúa regularmente el proceso de Onboarding para identificar áreas de mejora.
Solicita retroalimentación tanto del nuevo empleado como del equipo de trabajo para identificar qué aspectos del proceso funcionan bien y cuáles podrían mejorarse.
Recuerda que un proceso de Onboarding exitoso no termina después de los primeros días o semanas del nuevo empleado, sino que es un proceso continuo que puede extenderse durante varios meses. El objetivo es asegurarse de que el nuevo empleado se sienta bienvenido, integrado y capaz de contribuir de manera efectiva al equipo y a la empresa.
¿Cómo evaluar los procesos de Onboarding?
Para evaluar los procesos de Onboarding, es importante que tengamos en cuanta factores clave como:
· Selección y proceso de contratación
· Programa de Bienvenida
· Compromiso
· Otras cuestiones generales
En Hrider nuestros clientes cuentan con una Biblioteca de Modelos con decenas de plantillas para evaluar procesos como el de Onboarding. Puedes descargarte
aquí nuestra plantilla grauita para la Evaluación de Onboarding.
Todas estas nuevas herramientas y estrategias desarrolladas e implementadas día a día por miles de empresas, nos demuestran que son necesarias no solo para atraer el mejor talento, sino para gozar del mismo durante mucho tiempo.
¿Y tú ya aplicas estas prácticas dentro de tu empresa?