Las evaluaciones del desempeño son muy importantes en el ámbito laboral. Estos procesos son una herramienta valiosa para la gestión de recursos humanos, ya que ayudan a mejorar el rendimiento individual y contribuyen al éxito general de la organización. Sin embargo, es esencial que el proceso de evaluación sea justo, transparente y basado en criterios objetivos para ser efectivo.
Te explicamos paso a paso cómo hacer una evaluación del desempeño laboral desde un punto de vista ágil y moderno, sin perder de vista los fundamentos teóricos.
Índice de contenidos
1. ¿Qué es la evaluación del desempeño laboral?
La evaluación del desempeño es un proceso sistemático y periódico que mide cómo cada trabajador desempeña sus competencias profesionales, alcanza sus metas o qué tan alineado está con los valores corporativos o las funciones propias del cargo que ocupa.
Es un proceso clave para las empresas de cualquier tamaño o sector de actividad. Todas las empresas en el mundo dependen de su equipo humano, por lo que es fundamental alinear el desarrollo individual de cada empleado con los objetivos de desarrollo de la organización. Para lograrlo, los departamentos de Recursos Humanos recurren a la evaluación del desempeño pues les permite implementar procesos de mejora continua y contar con datos para la toma de decisiones estratégicas.
Un proceso eficaz de evaluación del desempeño permite una gestión del talento adecuada y tiene un impacto muy significativo en la cultura de la organización, la satisfacción y motivación de los colaboradores y los niveles de productividad general.
2. Beneficios de la evaluación del desempeño
La evaluación del desempeño ayuda en muchos factores del ámbito laboral, ya que proporciona una serie de beneficios tanto para los empleados como para las organizaciones. Aquí hay algunos beneficios clave:
· Feedback constructivo: brinda a los empleados retroalimentación sobre su rendimiento laboral, destacando fortalezas y áreas de mejora. Esta retroalimentación constructiva les permite comprender mejor sus contribuciones y cómo pueden desarrollarse profesionalmente.
· Desarrollo profesional: Al identificar áreas de mejora, los empleados pueden recibir capacitación y desarrollo específicos para fortalecer sus habilidades y competencias. Esto contribuye al crecimiento profesional y al avance en sus carreras.
· Motivación y reconocimiento: este proceso de feedback también se puede utilizar como una herramienta de reconocimiento. Reconocer y recompensar los puntos fuertes ayuda a motivar a los empleados, fomentando un ambiente de trabajo positivo y aumentando la moral.
· Establecer objetivos específicos, claros y medibles: Estos procesos generalmente incluye la definición de objetivos y expectativas claras para los empleados. Esto ayuda a alinear las metas individuales con los objetivos organizacionales, mejorando la eficiencia y la productividad.
· Toma de decisiones en Recursos Humanos: Las evaluaciones del desempeño son útiles para la toma de decisiones relacionadas con la gestión de recursos humanos, como promociones, transferencias o ajustes salariales. Proporcionan datos objetivos para respaldar estas decisiones.
· Identificación de necesidades de formación: Al evaluar el desempeño, las organizaciones pueden identificar las necesidades de formación a nivel individual y colectivo. Esto facilita la planificación de programas de capacitación específicos para mejorar las habilidades y conocimientos del equipo.
· Comunicación efectiva: fomenta la comunicación abierta y honesta entre empleados y supervisores. Estas conversaciones regulares pueden fortalecer las relaciones laborales, mejorar la comprensión mutua y resolver posibles problemas antes de que se vuelvan más serios.
· Alineación con objetivos globales: al evaluar el desempeño, las organizaciones pueden garantizar que los esfuerzos individuales estén alineados con los objetivos y valores organizacionales, contribuyendo así al éxito general de la empresa.
3. Pasos para realizar una evaluación del desempeño
La realización de una evaluación del desempeño implica varios pasos para garantizar un proceso efectivo y justo. Aquí hay una guía general que puedes seguir:
3.1 Paso 1: Elegir los indicadores a evaluar
El primer paso es decidir qué competencias, tareas, conocimientos u objetivos queremos evaluar para cada puesto de trabajo. Recopilaremos estos indicadores de cada Perfil profesional, incluyendo descripciones, los posibles grados de cumplimiento, junto con sus puntuaciones asociadas, y definiremos la puntuación mínima requerida para el puesto de trabajo. Si lo deseamos, también podremos ponderar la importancia de los indicadores a evaluar para que sea tenido en cuenta en el cálculo del resultado.
Una vez hemos decidido los indicadores para cada perfil profesional necesitamos crear los modelos de encuesta para evaluar a los empleados que ocupen cada puesto:
Debemos entonces diseñar un sistema que permita obtener una visión lo más amplia posible. Veamos qué tipos de indicadores pordríamos valorar para lograr ese objetivo:
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Hard Skills & Soft Skills
Las Hard Skills son aquellas habilidades o conocimientos técnicos necesarios para realizar una o varias tareas determinadas. Normalmente se desarrollan mediante la formación académica y la experiencia profesional. Por ejemplo, conocer un lenguaje de programación o manejar cierta maquinaria industrial.
Por otro lado las Soft Skills son competencias que recogen hábitos, comportamientos y formas de trabajar y relacionarnos con nuestro entorno. Algunas de estas competencias pueden ser el trabajo en equipo o la tolerancia a la presión. En el entorno digital actual, identificar estas competencias es clave para garantizar el éxito y la sostenibilidad de nuestra organización (más detalle en nuestro post: Competencias soft en la revolución 4.0).
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Objetivos & KPIs
Todos hemos soñado con tener una lista de objetivos que nos permita evaluar con absoluta objetividad el desempeño de nuestros colaboradores sin complicarnos demasiado. En algunos casos es relativamente sencillo; por ejemplo, el número de ventas de un comercial, o el BAIT para un financiero. Sin embargo, la realidad, en numerosas ocasiones, es mucho más compleja que eso. Necesitamos que nuestros colaboradores participen activamente en la definición y medición del cumplimiento de los objetivos, para que la evaluación refleje adecuadamente esa realidad en el puesto de trabajo.
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Valores Organizacionales
Es importante que una organización sea fiel a sus valores. Es por ello que su presencia en las evaluaciones de desempeño refleja esa voluntad por parte de la organización. Si un colaborador ve cómo, por ejemplo, la integridad aparece en la evaluación de desempeño, sabrá que apostáis por vuestro compromiso con dicho valor.
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Otros
Puede haber otros elementos que puedan ser valiosos en un determinado contexto aunque no estén directamente relacionados con el puesto de trabajo. Por ejemplo, el dominio del inglés u otros idiomas.
3.2 Paso 2: Elegir qué metodología de evaluación del desempeño utilizar
El segundo paso es decidir para cada puesto de trabajo qué tipo de evaluación vamos a aplicar: 90, 180, 270 o 360 grados.En el diseño de tu evaluación puedes decidir también la importancia (peso %) que quieres atribuir a cada uno de los roles que participan.
En función del tipo de indicadores que estemos midiendo podremos determinar qué roles son los más adecuados para medirlos.
Por supuesto, podemos elegir diferentes grados en función de cada puesto de trabajo. Tal vez sea importante que conozcamos cuál es la visión que tiene un equipo sobre su Director (270º) y, en cambio, para un Gestor de atención al cliente lo más interesante es contar con feedback de los propios clientes (evaluación 360º).
Por otro lado, si lo que evaluamos son KPIs numéricos, no será necesario contar con la técnica de las perspectivas múltiples, pues si asociamos el logro a una determinada cantidad de clientes logrado, o al número de proyectos ejecutados, la respuesta es única y no necesita interpretaciones subjetivas que comparar.
Lo fundamental es conocer cuál es nuestro objetivo. No debemos preocuparnos por la complejidad de abordar uno u otro modelo, pues con un sistema digitalizado podemos automatizar esta gestión obteniendo resultados en tiempo real y sin necesidad de dedicar tiempo a trámites burocráticos.
Modalidad de evaluación del desempeño 90º
En una evaluación del desempeño de 90 grados, es el Supervisor el que realiza la valoración del empleado.
Lo que nuestro responsable opina de nuestro trabajo es fundamental para el desarrollo de las tareas que éste nos ha encomendado. Él es el encargado de articular los mecanismos que guiarán nuestro Plan de Carrera profesional y, además, él es la persona que nos dará el feedback necesario para conocer nuestras fortalezas y debilidades.
Modalidad de evaluación del desempeño 180º
En una evaluación de 180 grados, también intervienen los Pares como evaluadores de un empleado.
Muchas veces nuestro Jefe nos conoce en función de cómo nos comportamos con él o en función del resultado final de nuestro trabajo, pero en el día a día compartimos responsabilidades, opiniones, información y modos de hacer las cosas con nuestros colegas (Peer review). Ellos, que comparten tareas y objetivos similares, también pueden aportarnos opiniones de gran valor sobre aquello que hacemos muy bien y sobre aquello en que debemos poner de nuestra parte para mejorar.
Modalidad de evaluación del desempeño 270º
En una evaluación de desempeño de 270 grados, los Subordinados (personas a cargo de un líder de equipo) dan su valoración sobre cómo su Supervisor lleva a cabo su actividad.
Dar la opinión sobre nuestro Jefe (Upward review) es algo que, de manera informal, hacemos continuamente e incluso, compartimos con numerosos miembros de nuestra organización, ¿no es así? Pero si, mediante un mecanismo formal ofrecemos una visión constructiva y respetuosa, es algo que no sólo ayudará a nuestro Supervisor, sino que también nos puede ayudar a mejorar nuestra relación profesional. Por supuesto, también podemos facilitar que este proceso sea anónimo, de manera que el equipo pueda expresar su valoración de forma cómoda.
Para la alta dirección conocer qué opinión tienen los empleados de nuestros mandos intermedios nos ayudará a potenciar aquellos estilos de liderazgo que más éxito tienen y detectar problemas sin que éstos queden estancados en el nivel de supervisión.
Modalidad de evaluación del desempeño 360º
En una evaluación del desempeño profesional de metodología 360 grados buscamos una visión integral de todos aquellos que interactúan con un profesional: Jefe, Colegas, Subordinados y, además Clientes y/o Proveedores.
Calcular el grado de desempeño de un comportamiento es más subjetivo que calcular el grado de consecución de un objetivo de ventas, por ejemplo, en el que llegar al nivel requerido viene dictaminado por un número.
¿Cómo llegar a una conclusión objetiva cuando las variables que medimos son, en gran parte, subjetivas?: cuantas más muestras subjetivas tengamos, más objetivo conseguiremos que sea el resultado final que obtengamos.
Imagina el poder que puede dar a una organización conocer qué piensan los clientes de nuestro trabajo!
Nuestro objetivo es trabajar cada día mejor para ellos, ¿por qué no darles la palabra para que nos orienten a tomar el camino correcto?
Hay que recordar que no sólo trabajamos con clientes externos a nuestra organización, muchas veces trabajamos para otras áreas de la empresa: ellos serán nuestros “clientes internos” y también pueden valorar cómo realizamos nuestras tareas.
Autoevaluación
La visión del propio empleado sobre su trabajo es algo que queda en el centro del proceso de evaluación. Además de poder contar con una perspectiva 360 grados de lo que rodea al profesional, debemos considerar invitarle a reflexionar y dar su visión. La autoevaluación es un ejercicio muy recomendable que aporta grandes beneficios al proceso. Además, es uno de los mejores regalos que puedes ofrecer a un empleado para el desarrollo de su Plan de Carrera.
2.3 Paso 3: Generar las encuestas de la evaluación del desempeño
Una vez que hemos diseñado la evaluación, determinaremos quién evalúa a quién. Este un trabajo muy laborioso a menos que cuentes con un sistema que automatice la creación de todas las encuestas. Piensa que, por ejemplo, en una evaluación de 360º, para cada evaluado se completarán aproximadamente 6 o 7 encuestas como mínimo, ¡multiplica eso por todos los empleados de tu empresa!
3.4 Paso 4: Enviar encuestas y realizar seguimiento del proceso de evaluación del desempeño
Uno de los aspectos más complejos de los procesos de evaluación & feedback es que conlleva una gran carga de trabajo burocrático para darle seguimiento y de cálculo para obtener informes. Por ello, es fundamental contar con un sistema ágil que te permita automatizarlo completamente y que te facilite información en tiempo real para que solo tengas que dedicar esfuerzos a la toma de decisión tras analizar los resultados.
De este modo, podrás enviar recordatorios a los participantes siempre que quieras, permitir que algún participante modifique sus respuestas si es necesario y poder conocer en todo momento el avance del proceso.
3.5 Paso 5: Analizar los resultados
Y ya llegamos al último paso, una vez las encuestas han sido completadas procederíamos a la recogida y análisis de resultados, tanto globales como individuales, que nos brindan la oportunidad de reunirnos con cada evaluado para dar y recibir feedback con los resultados sobre la mesa. La mejor oportunidad de desarrollo profesional para un empleado es tener la oportunidad de recibir feedback construictivo de manera continua.
4. Consejos para tener éxito en tu Evaluación del Desempeño
La comunicación es necesaria
Es crucial comunicar de forma adecuada cómo y por qué la organización realiza estas evaluaciones. Esto tiene una doble función: motivar a los colaboradores y hacer que se sientan valorados, aumentando así su compromiso. Y además, evitar miedo o incertidumbre por sentirse juzgados, dejando claro que vuestro objetivo es comprender sus necesidades y ayudarles a crecer con vosotros. También es muy importante ser claros y precisos a la hora de definir los indicadores para evitar malentendidos.
Menos es más
Es cierto que cuanta más información obtengamos, más fructíferos serán nuestros informes. Pero seamos realistas: un colaboardor no dedicará su atención a una encuesta (y aún menos si son varias) con decenas de preguntas. Y esto supondría que los resultados no reflejarían la realidad que pretendemos conocer. Lo más recomendable es ser selectivos y elegir cuáles son los indicadores más importantes de cara a la estrategia de la organización.
Orientados a la acción
Debemos ser consecuentes con las iniciativas estratégicas de la organización. Imaginemos que logramos que todos nuestros colaboradores se impliquen con entusiasmo en las evaluaciones. Si la organización no aprovecha esto para elaborar planes de acción que atiendan a sus necesidades, los colaboradores se sentirán defraudados, pues lo verán como tiempo perdido. Y esto perjudica severamente al Employer Branding de la organización, además de provocar que las próximas evaluaciones no serán tomadas en serio. En uno de nuestros posts profundizamos en cómo dar respuesta a los resultados de una evaluación.
5. Ejemplo de evaluación del desempeño
Ahora toca ponerse manos a la obra. Es cierto que es posible realizar evaluaciones solo de objetivos o solo de competencias. Sin embargo, puede ser interesante tener un modelo mixto, que combine todos estos indicadores en cierta medida, así como una modalidad de feedback 360º, para darnos una mayor visión.
Dejamos entonces aquí un ejemplo de encuesta para la evaluación del desempeño que puede servirte de guía:
Descarga este módelo de ejemplo
6. Conclusión
Ya hemos revisado todos los pasos a seguir y algunos tips para realizar una buena evaluación del desempeño:
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Comunicar adecuadamente el sentido de esta iniciativa.
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Qué tipo de indicadores podemos definir (Hard/Soft Skills, Objetivos/KPIs, Valores Organizacionales, otros como Idiomas…). Recuerda que definirlos de manera clara y precisa, y ponderar sus respectivos pesos en base a vuestra estrategia.
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Qué modalidad utilizaremos (feedback 360º, 270º, 180º o 90º – con o sin autoevaluación).
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Asignar evaluadores, lanzar encuestas y analizar sus resultados.
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Elaborar planes de acción en base a estos resultados.
Como hemos visto, el proceso puede llegar a ser bastante complejo tanto por su configuración como por el volumen de datos que genera. Es por ello que no podemos pensar poder realizarlo manualmente o con Excel de forma ágil. Debemos contar con sistemas especializados que puedan automatizar todo el proceso y permitir a la vez un alto grado de configuración.
Si quieres saber más y conocer otros aspectos, menos técnicos pero igual de importantes, que debes considerar al realizar una evaluación del desempeño te dejamos esta selección de artículos: